SERVIÇO DE AGENCIAMENTO DE VIAGENS E ALOJAMENTOS PARA A FACULDADE DE LETRAS DA UNIVERSIDADE DO PORTO 

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SERVIÇOS QUE PODEM SER ADQUIRIDOS AO ABRIGO DO CONTRATO

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* Serviços de transporte aéreo – consulta, reserva, alteração, cancelamento e emissão de passagens aéreas nacionais, europeias e intercontinentais;
* Serviços de alojamento – consulta, reserva, alteração, cancelamento e emissão de vouchers de alojamento em território nacional e internacional, incluindo taxas turisticas;
* Serviços de transporte ferroviário – consulta, reserva, alteração, revalidação, cancelamento e emissão do título de transporte ferroviário nacional e internacional;
* Aluguer de viaturas;
* Seguros associados a viagens;
* Outros serviços complementares – transferes e visto.

A Smile - Viagens e Turismo não cobrará taxas pela intermediação destes serviços.

 

PROCEDIMENTO INTERNO:

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Perante a necessidade de agendamento de viagem/alojamento ou outros serviços similares enquadráveis no ponto anterior, deve proceder de acordo com o seguinte:

1 - Solicitar orçamento à Smile - Viagens e Turismo através do email reservas.uporto@smileviagens.pt, que apresentará, pelo menos duas propostas alternativas para o serviço pretendido.

2 - Criar no Sigarra o PAD de execução e/ou deslocação, consoante:
a) Para pessoal docente e não docente (interno da FLUP):
⎯ Criar deslocação via “módulo deslocações”;
⎯ Inserir o n.º do PAD Global (menu do lado direito - opção “Execução de contrato Global” - associar o n.º do PAD global”);
⎯ Anexar sempre a cotação recebida pela Smile - Viagens e Turismo;

* Se à deslocação estiver associada inscrições em congressos/ conferências/ seminários deverá criar um PAD a partir dessa mesma deslocação;

b) Para pessoal externo à FLUP (convidados, conferencistas …):
⎯ Criar PAD tipo “Execução de contrato Global”
⎯ Inserir o n.º do PAD Global;
⎯ Anexar sempre a cotação recebida pela Smile - Viagens e Turismo;

3 - Após a classificação pela contabilidade do PAD de execução/deslocação, será originada a requisição (NE) a ser remetida obrigatoriamente, via email, para a Smile - Viagens e Turismo pelos autores dos PAD’s e simultaneamente, deverão aceder às "Atividade do PAD" e na: Not. Enviar Pedido de Execução de Contrato ao fornecedor selecionar a "lupa" em Detalhes > Inserir a “Data de envio ao fornecedor” > selecionar "Guardar data" > selecionar  “Concluir” > Tem a certeza que deseja Concluir? selecionar "OK". 
Nota: consultar manual aqui.

 

EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

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1 - Os serviços serão executados mediante uma requisição enviada pela Faculdade de Letras da U. Porto,
2 - A FLUP reserva o direito de consultar outros operadores de mercado de forma a verificar qual o preço mais vantajoso para a situação concreta, e determinar que a Cocontratante aplique os preços apresentados.
3 - A FLUP, ao abrigo do direito de consulta a outros operadores de mercado pode, ainda, apresentar à Smile - Viagens e Turismo, outras alternativas que se afigurem mais vantajosas.
4 - Nas situações referidas nos dois números anteriores, e caso a Smile - Viagens e Turismo não possa acompanhar a alternativa ou melhorá-la, assiste à FLUP da U.P. o direito de optar pela solução mais vantajosa, mesmo que apresentada por entidade diferente da Smile - Viagens e Turismo.
5 - No caso de não ser optada a solução apresentada pela Cocontratante, e caso existam custos por cancelamento dos serviços já prestados, estes serão debitados à FLUP da U. Porto.
6 - Trimestralmente a FLUP, de forma a verificar que a Smile - Viagens e Turismo pratica os preços mais vantajosos de mercado, de acordo com as condições solicitadas, realiza consultas informais ao mercado e se verificar um desvio percentual inferior a 5% face ao preço que a Cocontratante apresenta, aplica a penalidade respetiva.

 

NÍVEIS DE SERVIÇOS GERAIS

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1 - A Smile - Viagens e Turismo deve assegurar:
a) A consulta e informação dos requisitos para prestação do serviço (por exemplo: vistos, necessidade de passaporte, validade do passaporte, entre outras), verificação das características que sejam críticas à segurança e funcionamento adequados do serviço (estabilidade política do país de destino, condições sanitárias, vacinação obrigatória, entre outras) e informação de potenciais greves das companhias aéreas;
b) A procura constante do melhor preço tendo em conta os requisitos de serviço nos diversos sistemas disponíveis;
c) A existência de um consultor de viagens, que possa ser contactado todos os dias úteis das 9h às 19h, no âmbito de questões técnicas e/ou comerciais decorrentes da prestação de serviços;
d) A assistência nos aeroportos de Lisboa e do Porto, para apoio nos procedimentos de check-in e despacho de bagagem ou na resolução de algum imprevisto de última hora.

2 - Smile - Viagens e Turismo, no que se refere aos tempos de resposta deve assegurar que:
a) As respostas aos pedidos de serviços, designadamente orçamentos, alterações, esclarecimentos, entre outros, sejam efetuadas no limite máximo de 4 horas após solicitação eletrónica e, em casos de urgência e imprevisibilidade, no limite máximo de 90 minutos, desde que a comunicação evidencie essa situação;
b) As emissões e entrega de documentações sejam efetuadas até 4 horas após a confirmação da emissão dos serviços e, em casos de urgência e imprevisibilidade, no limite máximo de 90 minutos;
c) As respostas às reclamações e sugestões são inferiores a cinco dias.

 

NÍVEIS DE SERVIÇOS ESPECÍFICOS:

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1 - Na prestação de serviços de transporte aéreo, a Smile - Viagens e Turismo obriga-se a:
a) Consulta e informação da disponibilização de viagens aéreas nacionais, europeias e intercontinentais, em companhias regulares e low-cost, de acordo com a solicitação da FLUP;
b) Apresentar, pelo menos, duas propostas para a viagem solicitada;
c) A informação referente às alíneas anteriores deve ser acompanhada:
⎯ Das respetivas classes de voo;
⎯ Das tarifas mais económicas e disponíveis, incluindo tarifas com restrições e sem restrições, indicando em todas a validade das tarifas;
⎯ Da política de alteração e cancelamento de cada proposta apresentada;
⎯ Da possibilidade de efetuar pré-reserva sem custos para a FLUP e indicar a validade dessa pré-reserva;
⎯ Da indicação dos dados necessários do(s) passageiro(s) que a FLUP deve fornecer;
⎯ Outros elementos considerados relevantes para a execução da viagem (por exemplo mudança de aeroporto que obrigue a aquisição de serviço de transfere, entre outros).
d) Reserva, emissão e envio para a FLUP de passagens aéreas nacionais, europeias e intercontinentais, em companhias regulares e low-cost, as quais devem ser acompanhadas de toda a informação útil sobre a viagem;

2 - Na prestação de serviços de transporte ferroviário, a Smile - Viagens e Turismo obriga-se a:
a) Consulta e informação da disponibilização da viagem de acordo com a solicitação da FLUP, a qual deve ser acompanhada:
⎯ Da respetiva classe e horário de partida e chegada;
⎯ Da política de alteração, reembolso e cancelamento da deslocação;
⎯ Da indicação dos dados necessários do(s) passageiro(s) que a Universidade do Porto deve fornecer;
⎯ Outros elementos considerados relevantes para a execução da viagem.
b) Reserva, emissão e envio para a entidade adquirente dos bilhetes eletrónicos, os quais devem ser acompanhados de toda a informação útil sobre a viagem;
c) Alteração e cancelamento da viagem.

Nota: não são permitidas reservas de comboio em 1º classe e voos em executiva.

3 - Para a prestação de serviços de alojamento, a Smile - Viagens e Turismo obriga-se a:
a) Consulta e informação da disponibilização sobre tarifas quer dos hotéis nacionais e internacionais indicados pela FLUP, quer sugeridos pela Smile - Viagens e Turismo dentro das condições solicitadas, sendo que em regra e preferencialmente deverão ser indicados orçamentos para hotéis até 3 estrelas;
b) Excecionalmente, a Smile - Viagens e Turismo pode apresentar orçamentos para estadia em hotéis com número de estrelas superior, e desde que devidamente comprovados, nos seguintes casos:
⎯ Quando se verifique preços mais económicos face a um hotel de três estrelas na zona limítrofe do local que se pretende;
⎯ Inexistência de hotel até três estrelas no local ou inexistência de vaga;
⎯ Quando se afigure economicamente mais vantajosa a estadia num hotel de mais de três estrelas no local por comparação com hotéis até três estrelas fora da zona limítrofe do local pretendido;
c) Apresentar, pelo menos, duas alternativas para o alojamento dentro das condições solicitadas ou dentro de condições mais favoráveis;
d) A informação referente às alíneas anteriores deve ser acompanhada:
⎯ Da categoria do hotel, tipo de quarto e regime de alojamento;
⎯ Da informação das tarifas mais económicas e disponíveis, incluindo tarifas com reembolso e sem reembolso, indicando em todas a validade das tarifas;
⎯ A política de alteração e cancelamento de cada proposta de alojamento apresentada;
⎯ Da possibilidade de efetuar pré-reserva sem custos para a FLUP e indicar a validade dessa pré-reserva;
⎯ Da informação útil sobre o alojamento sugerido por ambas as partes, incluindo itinerários, serviços incluídos no regime de alojamento apresentado (nomeadamente, refeições, bebidas, entre outros), moradas, horários, acessibilidades;
⎯ Da indicação dos dados necessários do(s) passageiro(s) que a FLUP deve fornecer;
⎯ Outros elementos considerados relevantes.
e) Reserva, emissão e envio para a entidade adquirente do(s) voucher(s) do alojamento, o qual deve ser acompanhado de toda a informação útil sobre a estadia.

4 - Para a prestação de aluguer de viaturas e seguros:
a) Apresentar as tarifas mais económicas;
b) Gerir o processo para obtenção dos documentos necessários para o aluguer das viaturas e emissão das apólices de seguros.

5 - Para a prestação de outros serviços complementares, a Smile - Viagens e Turismo obriga-se a:
a) Informar sobre a obrigatoriedade de emissão de visto nas deslocações a determinados destinos;
b) Gerir todo o processo de obtenção de vistos com máxima rapidez e com o mínimo envolvimento por parte da FLUP;
c) Envio a FLUP do(s) visto(s) o qual deve ser acompanhado de toda a informação pertinente;
d) Informar da necessidade de requerer o serviço de transfere.

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