Gestão da Qualidade em Arquivos Municipais: A Certificação segundo a ISO 30300

• Type: Thesis
• Date: 2019-07-17

Authors

Luís Miguel Martins Fonseca Perdigão (Author) FEUP

Thesis

Gestão da Qualidade em Arquivos Municipais: A Certificação segundo a ISO 30300

Master's Degree

Dissertation

Scientific classification

FOS: Social sciences > Media and communications

Associated Institutions

CMP - Câmara Municipal do Porto

Other information

DOI: 10.34626/hars-fs19

Resumo (PT): A presente dissertação enquadra-se nas áreas de estudo da Gestão Documental e da Gestão da Qualidade, e tem como objetivo final compreender os possíveis benefícios da implementação, e consequentecertificação de um sistema de gestão documental com base na norma ISO 30301, no arquivo geral da Câmara Municipal do Porto. Numa fase inicial realizámos uma revisão de literatura sobre as áreasda qualidade e da gestão documental, enquadrando-as com as normas ISO que lhes estão associadas, neste caso a ISO 9001 e a ISO 30301, de forma a perceber melhor os conceitos relacionados com estes dois campos e de que forma é que a junção de ambos poderia ser benéfica. Numa segunda fase, com base no período temporal passado nas instalações do Arquivo Geral da CMP, analisámos a implementação do sistema de gestão integrado da CMP, com foco na descrição do seu sistema de gestão da qualidade, contextualizando a sua estrutura, partindo da autarquia como um todo, para posteriormente analisarmos a um nível mais micro e compreendermos os processos de trabalho do Arquivo Geral e o modo como a gestão da qualidade se encontra no dia a dia. Finalmente, após a realização de um questionário aos colaboradores do arquivo, com base nas suas considerações pessoais, elencamos alguns pontos tidos como negativos que poderiam ser melhorados caso o referencial normativo ISO 30301 fosse implementado em paralelo com o sistema de gestão da qualidade. Complementarmente, analisámos quais os elementos obrigatórios de um sistema de gestão documental que já podem ser encontrados no sistema de gestão integrado da CMP, e quais teriam de ser acrescentados, no sentido de cumprir a totalidade dos requisitos numa eventual certificação.

Abstract (EN): This dissertation fits in the field of studies of records management and quality management and has the final purpose of understanding the benefits of implementation, and subsequently certification, of a management system for records based on ISO 30301, at the General Archive of Porto City Council. Firstly, a literature review has been made on the areas of quality management and records management, framing both with the ISO standards previously mentioned, in order to figure out better the concepts related with those fields and in which way the combination of them might be benefic. Later, based on the time spent at the General Archive of Porto City Council, we go deeply into its integrated management system, focusing on describing the quality management system, putting in context the structure, starting from the City Hall as a whole, to later analysing it in a smaller scale and perceiving the work processes of the General Archive, and how quality management is used on a everyday basis. Lastly, after surveying the workers of the general archive, we list some aspects seen as negative and that could be improved if a management system for records like ISO 30301 was implemented alongside the quality management system. Complementary to it, we evaluate which required procedures might already be found due to the interrelationship between standards, and which of them must be added to the integrated management system in order to fulfill the requirements on a process of a hypothetical certification.

Language: Portuguese

No. of pages: 108