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PLACES - Plataforma de Acessibilidade: Universidade do Porto e Fundação Calouste Gulbenkian

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Microsoft Word

Introdução

Dos programas mais usados para edição de texto, o Word contém já várias ferramentas que facilitam a produção de informação acessível. Neste capítulo serão fornecidas indicações para uma adequada utilização dessas ferramentas.

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Estilos e formatação

A estrutura dos documentos é um dos aspetos fundamentais para a acessibilidade à informação, sobretudo para quem utiliza tecnologias de apoio. Dentro desta categoria incluem-se todos os aspetos que a seguir se detalham e cuja presença num qualquer documento é indispensável para uma leitura versátil e eficaz.

Tipos de letra

Na escolha do tipo de letra:

  • Evite tamanhos inferiores a 10 pontos;
  • Utilize um tipo de letra sem serifas (p.e. Arial, Verdana, Calibri);
  • Procure um bom contraste entre a cor da letra e a cor do fundo. A utilização de cores claras ou muito claras (contraste inferior a 3 para 1 para tamanhos entre 14 e 18 pontos e 4.5 para 1 para tamanhos regulares) pode dificultar a capacidade de visualização do texto por parte de alguns utilizadores.

Destacar texto:

  • Para grandes quantidades de texto, evite o sublinhado e o itálico. Em vez disso utilize o negrito;
  • Evite usar apenas a cor.

Alinhamento do texto:

  • Deve ser feito à esquerda. O texto justificado dificulta a ligação entre as palavras, tornando a tarefa de seguimento das linhas muito penosa e demorada, principalmente para os leitores que usam grandes ampliações do texto.

Pode ainda aumentar a legibilidade do documento se:

  • Imprimir em papel creme em vez de branco;
  • Definir espaçamentos entre linhas, entre parágrafos e entre colunas.

Por fim, para determinar se o seu texto é legível, teste-o utilizando as funcionalidades de acessibilidade do Windows, tais como tipos de letra em tamanho grande, definições de alto contraste e a lupa.

Criação de cabeçalhos (ou títulos)

Vídeo 1 - Cabeçalhos

Para marcar texto como cabeçalho/título o Word dispõe de um mecanismo com vários níveis hierárquicos de cabeçalho/título aos quais estão associados estilos pré-definidos. A marcação dos conteúdos deve pautar-se sempre pelo significado estrutural dos seus elementos: cabeçalhos, parágrafos, listas, tabelas, etc. Lembre-se que o importante é marcar corretamente o nível hierárquico do cabeçalho/título de acordo com o seu encadeamento no texto. O estilo pré-definido para cada cabeçalho/título pode ser personalizado de acordo com as regras de design tipográfico por si definidas.

Para atribuir um cabeçalho/título:

  1. Digite o texto do seu título e selecione-o;
  2. No separador Base do grupo Estilos, clique no estilo desejado. Por exemplo Cabeçalho 1 ou Cabeçalho 2. Se não conseguir ver o estilo que deseja, clique no botão Mais para ampliar a galeria Estilos Rápidos.

    Menu Base, Grupo Estilos
    Figura 1 - Menu Base, Grupo Estilos

Personalização de estilos

É possível alterar o tipo, tamanho e cor da letra ou a cor do fundo, as margens, etc, definidos para um cabeçalho/título.Tudo isto designa-se por Estilo do Título e pode ser personalizado da seguinte forma:

  1. Selecione o texto do título que deseja personalizar;
  2. No separador Base, no grupo Estilos, clique no estilo de cabeçalho/título que deseja personalizar;
  3. Efetue as alterações de formatação desejadas, usando as opções habituais para o efeito – pode, por exemplo, alterar o tamanho de letra, o tipo de letra, ou mesmo a cor;
  4. No separador Base, no grupo Estilos, clique com o botão direito do rato no estilo do título que pretende personalizar e selecione a opção Atualizar Cabeçalho x para corresponder à seleção.
Estrutura hierárquica

A marcação dos textos que constituem cabeçalhos/títulos num documento obedece a uma hierarquia e encadeamento. O nível mais alto, designado de nível 1, corresponde ao título do documento. O nível 2, às secções, o nível 3 às subsecções e assim sucessivamente. Também se pode usar o nível 1 para marcar os títulos dos capítulos e os restantes níveis para marcar as respetivas secções e subsecções.

Em termos práticos é usual recorrer-se a esta estrutura de cabeçalhos/títulos para solicitar ao Word o respetivo índice do documento. Para quem usa tecnologias de apoio, nomeadamente leitores de ecrã, como é o caso das pessoas cegas, a marcação de cabeçalhos é particularmente útil para navegar em documentos longos.

O Word 2010 disponibiliza um Painel de Navegação que põe à disposição de todos os utilizadores esta facilidade de navegar pelos cabeçalhos, tornando a tarefa de navegação extremamente rápida e eficaz, principalmente quando estamos perante documentos longos.

O Painel de Navegação do Word é também ótimo para analisar se a marcação de cabeçalhos se encontra correta.

Para visualizar o Painel de Navegação:

  1. No separador Ver, dentro do grupo Mostrar ative a caixa de seleção Painel de Navegação.

    Separador Ver, Grupo Mostrar, opção Painel de Navegação
    Figura 2 - Separador Ver, Grupo Mostrar, Opção Painel de Navegação

  2. Selecione o botão Procurar os títulos no documento. Use os botões Anterior Título e Seguinte Títulopara navegar pelos títulos.

    Painel para verificação da organização dos cabeçalhos ou títulos
    Figura 3 - Painel para verificação da organização dos cabeçalhos ou títulos.

  3. Observe o encadeamento dos cabeçalhos/títulos listados no Painel de Navegação.

    Utilização dos botões Anterior Título e Seguinte Título
    Figura 4 - Utilização dos botões Anterior Título e Seguinte Título

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Imagens/elementos gráficos

Regras de Ouro

Certifique-se que:

  • Todas as imagens têm um texto alternativo e que este não necessita de ser visualizado com a imagem para fazer sentido e está escrito de forma o mais sucinta possível (é usual os validadores de acessibilidade aconselharem legendas que não excedam os 80 caracteres);
  • Inclui sempre uma legenda para cada imagem;
  • Não utiliza o programa Word para a edição de imagens.

Edição e inserção de imagens

Vídeo 2 - Edição e inserção de imagens

O Word permite editar imagens mas deve evitar fazê-lo. Todas as imagens deverão ser tratadas num programa de edição de imagem externo e só depois colocadas no documento. No caso de imagens que ocupem muito espaço em disco, mesmo que sejam recortadas ou reduzidas dentro do documento, o seu tamanho permanece inalterado, originando um ficheiro muito pesado. Este facto pode impedir, por exemplo, o envio por e-mail de documentos que apresentem essa caraterística.

Texto alternativo

Quando insere uma imagem deve sempre acrescentar uma descrição textual – o atributo textual alternativo. Caso as imagens inseridas não possuam o referido atributo, os dispositivos de auxílio, como por exemplo, leitores de ecrã ignoram a imagem, perdendo assim, os seus utilizadores, o acesso ao seu conteúdo.

Para preencher o atributo alt siga os seguintes passos:

  1. Selecione a imagem e navegue até ao separador Formatar;

    Separador  Formatar, Grupo Estilos de Imagem
    Figura 5 - Separador Formatar, Grupo Estilos de Imagem

  2. Clique no botão de edição de Estilos de Imagem;
  3. Na caixa de diálogo, selecione o separador Texto Alternativo;

    Opção Texto Alternativo
    Figura 6 - Opção Texto Alternativo

  4. Na caixa Descrição, escreva a descrição da imagem e finalize com Fechar.

Quanto à resolução das imagens, esta deve adequar-se à utilização que se pretende dar ao documento. A resolução é medida em pontos por polegada (ppp). Este parâmetro não pode ser definido no Word. Para o alterar deve utilizar um software de edição de imagem.

Em relação à resolução, recomenda-se o seguinte:

  • 72ppp - imagens para serem visualizadas no ecrã;
  • 300ppp - imagens com qualidade mínima para impressão;
  • 150ppp - uma boa solução de compromisso – o ficheiro fica suficientemente leve e as imagens terão boa qualidade para ecrã e para impressão.
Redação do texto alternativo

Ainda em relação ao texto alternativo e abordando agora um pouco o processo de redação e o que deve ser ponderado nesse processo, acrescentaríamos ainda algumas informações que poderão ser de utilidade. Perante uma imagem num documento Word ou PowerPoint, deveremos colocar a seguinte questão: a imagem é decorativa ou relevante para a compreensão do conteúdo?

Para o caso das imagens decorativas (menos frequentes em documentos Word e eventualmente mais usadas em PowerPoint) o texto alternativo deverá ser nulo. Para tal é comum, nacional e internacionalmente, usar-se a estratégia de alt="" (texto alternativo vazio). Assim, evita-se que tecnologias de apoio, como leitores de ecrã, reconheçam a sua existência. Por exemplo, se decidirmos usar um elemento decorativo no final de cada capítulo de um relatório extenso, o leitor de ecrã irá proceder repetidamente à leitura da descrição de um elemento que não é relevante para o conteúdo do documento, constituindo um ruído para a leitura.

Para o caso das imagens relevantes, deverá ter em conta o seguinte, antes de redigir o texto alternativo:

  1. Aquela imagem ou elemento gráfico já aparece descrita no documento em que se encontra inserida;
  2. A legenda atribuída já é suficiente para identificar o objetivo da imagem no contexto do texto em que está inserida;

Para as situações descritas anteriormente o texto alternativo a incluir deverá remeter para o ponto do texto onde se encontra a descrição da imagem ou a informação relevante sobre o objetivo da mesma. Desta forma evita-se a repetição de informação e perda de tempo por parte do leitor.

  1. Imagens que apresentam dados estatísticos.

No caso de gráficos, a informação alternativa equivalente deve ser composta por uma tabela que apresente os respetivos dados. Desta forma, o utilizador fica na posse de toda a informação expressa na imagem.

Índice de imagens

Só é possível inserir um índice de imagens no Word após ter colocado legendas nas imagens utilizadas no documento.

Para colocar legendas numa imagem deve seguir estes passos:

  1. Selecione a imagem pretendida;
  2. No separador Referências, no grupo Legendas, clique em Inserir Legenda;

    Grupo Legenda, separador Inserir Legenda
    Figura 7 - Grupo Legenda, Separador Inserir Legenda

  3. Preencha o campo Legenda e no final clique em OK.

Inserção de índice de imagens

Para inserir um índice de imagens terá de seguir estes passos:

  1. No separador Referências, no grupo Legendas, selecione Inserir Índice de Ilustrações;

    Grupo Legendas, separador  Inserir Índice de Ilustrações
    Figura 8 - Grupo Legendas, Separador Inserir Índice de Ilustrações

  2. Modifique a apresentação de acordo com o pretendido e clique em OK.

    Opções do separador  Inserir Índice de Ilustrações
    Figura 9 - Opções do separador Inserir Índice de Ilustrações

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Hiperligações

Vídeo 3 - Hiperligações

O texto da hiperligação deve ser claro quanto ao destino a que a mesma está ligada, devendo evitar-se a utilização do próprio endereço URL como texto da hiperligação. Deve ainda evitar-se o uso de texto não compreensível fora do contexto, como: “clique aqui”, “aqui” ou “ver mais”. Nota: não é necessário, no texto da descrição, o uso da expressão “link para”, dado que, em geral, os leitores de ecrã identificam a presença de hiperligações nos documentos. O texto da hiperligação deve ser informativo quanto ao conteúdo a que está ligado.

Hiperligação externa

Para adicionar uma hiperligação ao seu documento, faça o seguinte:

  1. Coloque o cursor na posição em que deseja a hiperligação;
  2. No separador Inserir, no grupo Ligações, pressione em Hiperligaçãopara abrir a caixa de diálogo de hiperligação;

    Grupo Ligações,  opção Hiperligação
    Figura 10 - Grupo Ligações, opção Hiperligação

  3. Na caixa Texto a Mostrar, introduza o texto que descreve de forma sucinta o destino da ligação; na caixa Endereço, digite o URL da ligação;
  4. Pressione o botão OK.

Criar um Marcador

O Word permite efetuar hiperligações para outros pontos do documento. Para criar essas hiperligações é necessário efetuar previamente a definição desses pontos. Esses pontos são designados, no Word, por Marcadores.

  1. Coloque o cursor na posição/texto em que deseja o marcador;
  2. No separador Inserir, no grupo Ligações, pressione em Marcador para abrir a caixa de diálogo de Marcador;
  3. Na caixa Nome do Marcador, introduza o texto que identifica o marcador;
  4. Pressione o botão Adicionar.

Criar uma hiperligação para um Marcador

Para adicionar uma hiperligação para um marcador, faça o seguinte:

  1. Coloque o cursor na posição em que deseja a hiperligação;
  2. No separador Inserir, no grupo Ligações, pressione em Hiperligação para abrir a caixa de diálogo de hiperligação;
  3. Na caixa Texto a Mostrar, introduza o texto que descreve de forma sucinta o destino da ligação;
  4. Selecione o botão Marcador;
  5. Na caixa de diálogo Selecionar Local no Documentopode selecionar como destino da hiperligação um qualquer marcador previamente criado ou então um cabeçalho;

    Escolha do marcador para efetuar a hiperligação
    Figura 11 - Escolha do marcador para efetuar a hiperligação

  6. Pressione o botão OK.

Alterar o texto de uma hiperligação

Para alterar o texto de uma hiperligação:

  1. Selecione o texto da hiperligação;
  2. No separador Inserir, no grupo Ligações, pressione em Hiperligaçãopara abrir a respetiva caixa de diálogo;

    Caixa Texto a Mostrar para alterar o texto da hiperligação
    Figura 12 - Caixa Texto a Mostrar para alterar o texto da hiperligação

  3. Na caixa Texto a Mostrar, modifique o texto conforme deseja;
  4. Pressione o botão OK.

Adicionar um tooltip à hiperligação

Um tooltip para uma hiperligação permite introduzir informação adicional ao texto que compõe a hiperligação. Esta informação adicional é vista quando se coloca o rato em cima da ligação – os leitores de ecrã acrescentam esta informação ao texto da hiperligação. Em páginas Web é usual a utilização desta técnica e geralmente este texto adicional é colocado no atributo title da própria hiperligação.

Para adicionar um tooltip à hiperligação, faça o seguinte:

  1. Posicione o cursor na hiperligação em que deseja adicionar o tooltip;
  2. No separador Inserir, no grupo Ligações, pressione em Hiperligação para abrir a respetiva caixa de diálogo;
  3. Pressione o botão Descrição;
  4. Digite o texto na caixa Texto da Descrição;
  5. Pressione o botão OK.

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Tabelas

Vídeo 4 - Tabelas

As tabelas são uma das formas mais simples e eficazes de apresentar (estruturar) dados, pelo que não devem ser usadas para outros fins como, por exemplo, formatar o aspeto visual de um documento. Ao criar uma tabela deve ser respeitada a ordem lógica de leitura, da esquerda para a direita, de cima para baixo. As linhas de cabeçalhos devem estar assinaladas como tal. Nos casos em que a tabela ocupe mais do que uma página, os cabeçalhos serão sempre repetidos para dar contexto.

Formatar linhas de cabeçalho

Para formatar as linhas de cabeçalho deve seguir estes passos:

  1. Selecione a linha de cabeçalho da tabela;
  2. Clique com o botão direito do rato e selecione Propriedades da Tabela;

    Separador Propriedades da Tabela
    Figura 13 - Separador Propriedades da Tabela

  3. No separador Linha escolha a opção Repetir como Linha de Cabeçalho no Início de cada Página.

    Várias opções do separador  Propriedades da Tabela
    Figura 14 - Várias opções do separador Propriedades da Tabela

Inserir um sumário e um título numa tabela

As tabelas têm, usualmente, um título. O Word 2010 disponibiliza uma forma de afixar um título a uma tabela, por forma a que, qualquer tecnologia, incluindo as tecnologias de apoio, passem a ter capacidade para responder à pergunta "qual é o título desta tabela"?. A disponibilização de um sumário para os dados apresentados numa tabela é algo menos usual do que um título. Contudo, o sumário facilita a compreensão dos dados a alguns utilizadores, principalmente os que tenham mais dificuldade na leitura de informação apresentada de forma tabular. Para estes, um sumário dos dados, fornecendo o que de essencial se pode retirar da leitura da tabela ou uma explicação das variáveis apresentadas, pode facilitar a leitura e interpretação dos dados.

O Word 2010 permite colocar um título e um sumário (rotulado no word por descrição) da seguinte forma:

  1. Selecione a tabela, clique com o botão direito do rato e escolha a opção Propriedades da Tabela;
  2. No separador Texto Alternativo preencha os campos Título e Descrição.

    Separador para inserção do título e da descrição sumária da tabela
    Figura 15 - Separador para inserção do título e da descrição do sumário da tabela

Nota importante: Este separador deve apenas ser preenchido caso a tabela seja de dados.

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Formulários

Vídeo 5 - Os formulários em Word e acessibilidade

O uso de formulários em documentos do Word coloca sempre problemas de acessibilidade aos utilizadores com deficiência da visão, sendo mais complexo o seu preenchimento e navegação quando comparado com os formulários em HTML.

Os erros no preenchimento bem como a possibilidade de, acidentalmente, alterar o restante conteúdo do documento, são mais frequentes neste formato de texto, quando comparados com uma interface Web.

A navegação nos formulários do Word está dependente da forma como foram estruturados, das características do leitor de ecrã e do domínio e conhecimentos do utilizador.

Mesmo num cenário otimista, o primeiro e o terceiro fatores constituem fortes condicionantes e se, relativamente à experiência do utilizador, não podemos fazer nada, o mesmo não poderá ser dito da estruturação destes formulários.

Com as instruções presentes neste documento, poderão ser criados formulários simples de manipular, tanto por utilizadores de leitores de ecrã como de ampliadores de ecrã.

Mostrar o separador "Programador"

Para a criação e configuração de formulários num documento do Word, é necessário recorrer ao separador Programador. Por defeito, este separador não está visível no friso, sendo preciso, antes de tudo, proceder à sua ativação.

Apresentação do menu do Word com destaque para o separador Programador
Figura 16 - Apresentação do menu do Word com destaque para o separador Programador

Se este separador já se encontra visível, avance para o capítulo Criar um formulário. Se não:

  1. No separador Ficheiro em Opções, escolha Personalizar Friso;

    Opção Personalizar Friso
    Figura 17 - Opção Personalizar Friso

  2. Em Separadores Principais e, na lista, marque a opção Programador;

    Ativação da opção Programador
    Figura 18 - Ativação da opção Programador

  3. Clique em OK e, em seguida, confirme o aparecimento, no lado direito do friso, deste novo separador.

Criar um formulário

Vídeo 6 - Criar um formulário

Um formulário pode ter texto adicional que não esteja diretamente relacionado com a introdução de dados. Pode incluir instruções de preenchimento, títulos, informações, etc.

Se tiver uma grande quantidade de instruções de texto deverá considerar a criação de um formulário HTML, em vez de um formulário em Word.

Em alternativa, considere a possibilidade de colocar as instruções de preenchimento num documento separado, que será fornecido conjuntamente com o formulário.

Criação do modelo

Proceda da seguinte forma:

  1. Clique no separador Ficheiro e escolha a opção Novo
  2. Em Modelos disponíveis, clique em Os meus Modelos e Documento em Branco.
Caixas de edição (edit box)
  1. Coloque o cursor na posição desejada. Pode ser uma tabulação à frente da etiqueta do campo;
  2. Clique no separador Programador, opção Controlos e escolha Ferramentas Legadas;
  3. Escolha a opção Caixa de Texto. No ponto de inserção escolhido, surgirá a caixa de edição.

    Separador  Programador a seleção Caixa de Texto
    Figura 19 - Separador Programador, seleção Caixa de Texto

  4. Clique na caixa com o botão direito e escolha Propriedades;

    Separador Programador, opção Propriedades
    Figura 20 - Separador Programador, opção Propriedades

    Na caixa de diálogo que se abre pode alterar os vários aspetos da caixa de edição, tais como preenchimento pré-definido, número máximo de carateres, etc. Pode ser muito útil definir o número máximo de carateres, evitando que o utilizador escreva mais do que é necessário ou o faça de forma incorreta. Por exemplo, se o campo for para adição do código postal, pode ser definido para apenas 8 carateres.

    As várias opções para alteração do aspeto da caixa de edição
    Figura 21 - As várias opções para alteração do aspeto da caixa de edição

  5. Na caixa Marcador altere o nome do campo, tornando-o mais explícito. Sugerimos que use o mesmo nome da etiqueta. Note que não pode utilizar espaços. Por exemplo: nomecompleto.
  6. Acione a opção Adicionar Texto de Ajuda para fornecer instruções sobre o preenchimento do campo. Por exemplo: Escreva o nome e o apelido. O texto de ajuda fica visível na barra de estado do Worde é automaticamente identificado pelo leitor de ecrã quando o foco está sobre a caixa de edição.

    Opções  para a inserção do texto de ajuda.
    Figura 22 - Opções para a inserção do texto de ajuda

  7. Faça OK para adicionar o texto de ajuda e OK novamente para fechar a opção Propriedades.
Caixas de marcação (check box)

Vídeo 7 - Caixas de marcação (checkbox) em formulários

  1. Coloque o cursor na posição desejada. Pode ser uma tabulação à frente da etiqueta do campo;
  2. Clique no separador Programador, opção Controlos e escolha Ferramentas Legadas;
  3. Escolha a opção Caixa de Texto. No ponto de inserção escolhido, surgirá a caixa de marcação.

    Passos para a criação de caixa de marcação
    Figura 23 - Passos para a criação de caixa de marcação

  4. Clique na caixa com o botão direito e escolha Propriedades. Na caixa de diálogo que se abre pode alterar os vários aspetos da caixa de marcação, tais como o tamanho da caixa, estado inicial (marcado ou desmarcado), etc. Por exemplo, se a caixa for a resposta à pergunta "Consente na divulgação dos seus dados pessoais"?, o estado inicial da caixa pode ser desmarcado;

    Opções para mudança de aspeto da caixa de marcação
    Figura 24 - Opções para mudança de aspeto da caixa de marcação

  5. Na caixa Marcador altere o nome do campo, tornando-o mais explícito. Sugerimos que use o mesmo nome da etiqueta. Note que não pode utilizar espaços. Por exemplo, dadosconfidenciais;
  6. Clique em Adicionar Texto de Ajuda para fornecer instruções sobre o preenchimento do campo. Por exemplo: Marque a opção se concordar com a divulgação dos seus dados. O texto de ajuda fica visível na barra de estado do Worde é automaticamente identificado pelo leitor de ecrã quando o foco está sobre a caixa;

    Opções para adicionar texto de ajuda para caixa de marcação
    Figura 25 - Opções para adicionar texto de ajuda para caixa de marcação

  7. Clique em OK para adicionar o texto de ajuda e em OK novamente para fechar a opção Propriedades.
Caixas combinadas (combo box)
  1. Coloque o cursor na posição desejada. Pode ser uma tabulação à frente da etiqueta do campo;
  2. Clique no separador Programador, opção Controlos e escolha Ferramentas Legadas;
  3. Escolha a opção Caixa de Combinação. No ponto de inserção escolhido, surgirá a caixa combinada;

    Opções para a criação da caixa de combinação
    Figura 26 - Opções para a criação da caixa de combinação

  4. Clique na caixa com o botão direito e escolha Propriedades. Na caixa de diálogo que se abre pode alterar os vários aspetos da caixa combinada. Na primeira caixa de edição deve adicionar as várias opções que irão surgir na caixa combinada, escrevendo cada uma e clicando em Adicionar. Por exemplo: Estudante de licenciatura | Estudante de mestrado | Estudante de doutoramento;
  5. Na caixa Marcadoraltere o nome do campo, tornando-o mais explícito. Sugerimos que use o mesmo nome da etiqueta. Note que não pode utilizar espaços. Por exemplo: cursociênciadainformação;

    Opções para alterar aspectos da caixa combinada
    Figura 27 - Opções para alterar aspetos da caixa combinada

  6. Clique em Adicionar Texto de Ajuda. Adicione instruções sobre o preenchimento do campo. Por exemplo: Escolha o ciclo de ensino. O texto de ajuda fica visível na barra de estado do Word e é automaticamente identificado pelo leitor de ecrã quando o foco está sobre a caixa;
  7. Clique em OK para adicionar o texto de ajuda e em OK novamente para fechar a opção Propriedades.

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Conversão PDF

Vídeo 8 - Conversão PDF

Como funciona a marcação em PDF?

A marcação dos diferentes elementos de texto adiciona uma camada de informação, chamada "semântica", a um documento PDF. A marcação semântica do texto identifica o tipo de objetos que compõem um documento, como por exemplo, cabeçalhos, parágrafos, imagens, tabelas, listas.

Ao guardar um documento Word em formato PDF, a marcação semântica dos diferentes objetos também é guardada. Desta forma, qualquer tecnologia, incluindo as tecnologias de apoio, consegue passar ao utilizador não só o texto, mas também o seu significado no documento. Por exemplo, um utilizador de um leitor de ecrã vai poder solicitar à sua tecnologia que navegue no documento saltando pelos cabeçalhos, ou que passe para o próximo parágrafo, ou que diga a que corresponde um determinado número que se encontra na célula de uma tabela de dados.

A não marcação do documento implica que o mesmo se apresente às tecnologias, nomeadamente tecnologias de apoio, como se de um texto não estruturado se tratasse. Deste modo, quem utiliza tecnologias de apoio fica limitado a uma leitura linear do documento, bem como deixa de ser possível utilizar um conjunto de funcionalidades, como por exemplo a construção automática de um índice do documento.

Assim, antes de gravar os ficheiros Word em PDF, deve obedecer à marcação dos diversos objetos de acordo com o exposto nos vários tópicos deste tutorial.

Guardar um documento Word como PDF marcado

Após a criação de um documento Word, pode guardá-lo num ficheiro PDF preservando a sua marcação, da seguinte forma:

  1. Clique no separador Ficheiro e escolha a opção Guardar Como;
  2. Clique no campo Guardar como tipo e selecione PDF;

    Guardar documento Word como PDF
    Figura 28 - Guardar documento Word como PDF

  3. Clique no botão Opções;
  4. Verifique se estão selecionadas as seguintes opções:
    • Criar marcadores utilizando: Títulos;
    • Propriedades do documento;
    • Tags de estrutura do documento para acessibilidade.

    Opções que devem estar marcadas ao guardar como PDF
    Figura 29 - Opções que devem estar marcadas ao guardar como PDF

  5. Clique no botão OK e em seguida em Guardar.

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Sugestão final

O Microsoft Office 2010 inclui uma ferramenta para PowerPoint, Word e Excel designada Verificador de Acessibilidade, a qual permite verificar se o documento levanta problemas de acessibilidade a utilizadores com deficiência. Para mais informações, consulte o capítulo Verificação de Acessibilidade para o Office.

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Verificação de acessibilidade para o Office

Introdução

A acessibilidade ao conteúdo dos documentos digitais depende da implementação de determinados critérios. Para verificar a implementação desses mesmos critérios é frequente utilizar-se validadores automáticos. O Microsoft Office 2010 tem um Verificador de Acessibilidade que pode ser usado no Microsoft Word 2010, no Microsoft Excel 2010 e no Microsoft PowerPoint 2010. O validador identifica os problemas e fornece pistas de correção.

Como utilizar o Verificador de Acessibilidade

Execute o procedimento, sequencialmente, pela ordem que se segue:

  1. vá ao separador Ficheiro;
  2. em Informações;
  3. escolha, Verificar Existência de Problemas;

    Separador com os resultados do verificador de acessibilidade
    Figura 34 - Separador Verificar Acessibilidade

  4. Execute, Verificar Acessibilidade – procurar conteúdo no documento que seja difícil de ler por pessoas com incapacidades.

    Separador Verificar Acessibilidade
    Figura 35 - Separador com os resultados do verificador de acessibilidades

Tipos de problemas

Consulte os resultados da inspeção na caixa do Verificador de Acessibilidade. Os resultados do validador são organizados em três categorias: Erro, Aviso e Dica.

O validador assinala um Erro no conteúdo quando o problema encontrado torna o acesso ao conteúdo, por parte de pessoas com incapacidades, muito difícil ou mesmo impossível. É muito importante que a ocorrência encontrada seja corrigida.

O validador assinala um Aviso no conteúdo quando o problema encontrado torna, por vezes, o acesso ao conteúdo, por parte de pessoas com incapacidades, difícil.

O validador assinala uma Dica para o conteúdo quando, apesar de o documento ser acessível a pessoas com incapacidades, pode ser melhorado, maximizando a experiência de utilização.

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Última actualização: 2015-01-12 Página gerada em: 2018-07-19 às 14:03:27