Uso de E-mail Dinâmico e Webmail ICBAS

Regras e Procedimentos

Comunidade Académica do ICBAS, O serviço de e-mail dinâmico é um dos componentes do SIGARRA que permite o envio de e-mail para grupos de pessoas que são criados de forma dinâmica. Este recurso deve ser utilizado por toda a comunidade académica da Universidade do Porto. Sendo que toda a informação institucional é fornecida através dele. A construção da lista de endereços depende dos critérios especificados na pesquisa. Pode-se enviar e-mail dinâmico para:

• Estudantes de um curso, de um ano, de uma unidade curricular ou de uma turma
• Docentes de um curso, de uma unidade curricular e do próprio departamento
• Funcionários de um serviço/secção
• Ocupantes de um edifício ou de uma sala

É possível ainda a composição de várias pesquisas e o envio de um único e-mail para o conjunto de pessoas que resultam dessa composição (exemplo: estudantes da turma A + estudantes da turma C). Para que um utilizador possa enviar e-mail dinâmico tem de estar registado/inserido no SIGARRA e terá de estar validado no sistema (fazer a autenticação).

Regras e Condições de Utilização

Este recurso, tal como os restantes do ICBAS, só pode ser usado no âmbito das actividades da Instituição como ensino/aprendizagem e investigação. A divulgação de eventos de interesse para a comunidade académica deve ser solicitada ao gabinete de comunicação e imagem (divulgacao@icbas.up.pt) que tem competência para a divulgação de eventos. Podem utilizar o e-mail dinâmico todos os utilizadores registados no SIGARRA, quer sejam estudantes, funcionários não docentes ou docentes (caso tenha alguma dúvida técnica poderá consultar o gestor do Sigarra, Hélder Ferreira - sigarra@icbas.up.pt). Em qualquer pesquisa efectuada no SIGARRA e da qual resultem uma lista de pessoas, é possível enviar um e-mail dinâmico a esses elementos. Exemplos desta situação são:

• Lista de estudantes de um curso
• Lista de estudantes de uma unidade curricular
• Lista de estudantes de uma turma de uma unidade curricular
• Lista de docentes de um curso
• Lista de funcionários de uma unidade
• Lista de pessoas que ocupam um edifício ou uma sala
• Lista de estudantes inscritos num determinado exame (quando há alterações a registar)

Recomendações A lista dos destinatários do e-mail dinâmico deve ser cuidadosamente construída de forma a atingir apenas as pessoas a quem o assunto possa interessar. Por exemplo, não devem ser enviadas mensagens para todos os estudantes da escola para avisar que o professor de uma determinada turma de uma unidade curricular pede um dado trabalho. Se o e-mail dinâmico não for enviado no prazo de uma hora após o carregamentos dos ficheiros para o servidor, os ficheiros são eliminados do servidor. Os ficheiros enviados devem respeitar as regras do direito de autor em vigor. Erros a evitar Na lista de outros destinatários podem-se colocar quaisquer endereços, qualquer restrição. Podem acontecer erros de acesso aos ficheiros se um dado destinatário colocado no campo Outros Destinatários não tiver acesso ao SIGARRA. Os ficheiros são acessíveis apenas aos destinatários do e-mail e que estejam validados no sistema. O envio de ficheiros sem conteúdo académico não é permitido, sendo apagados sem aviso prévio. O uso indevido implica sanções nos termos do regulamento em vigor. Não é autorizado utilizar este recurso para fins comerciais ou de lazer. Avisos de Perdidos e Achados, Aluguer, Compra e Venda, etc., são casos de uso indevido deste recurso. Modo de Proceder O acesso ao e-mail dinâmico é feito no SIGARRA e após autenticação (ver documento anexo para saber executar).

E-mail Institucional

Mais se informa que poderão reencaminhar o e-mail institucional para um outro de carácter pessoal para que recebam ambos num só e-mail (por exemplo), para tal deverão fazer os seguintes passos(ver documento anexo:

1. Entrar no webmail com as credenciais (estas no caso de não terem é necessário dirigirem-se ao Serviço de Informática para obter uma nova password)
2. Clicar na barra do topo da página em "Opções"
3. Colocar o visto em "Forward incoming messages to addresses listed below", escrever o endereço de email para onde deseja ver o email redireccionado e finalmente retirar o visto em "Keep copies of incoming messages in this account"
4. Carregar no botão "Submit"

NOTA: Em caso de perda das credenciais poderá consultar a seguinte página e efetuar a recuperação das mesmas.

Assim sendo, solicita-se a todos os utilizadores que usem este recurso, uma vez que é um email oficial.