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Convenção

A Comunidade Europeia, representada pela Comissão das Comunidades Europeias (“Comissão”), por sua vez representada por:

Director-Geral da Imprensa e Comunicação

e:

Universidade do Porto

("estrutura de acolhimento"), representada por:

Barbosa, José Ângelo Mota Novais

Reitor da Universidade do Porto

ACORDARAM NO SEGUINTE:

No âmbito das suas actividades de informação ao público, designadas colectivamente por EUROPE DIRECT, a Comissão deu o seu acordo, a pedido da estrutura de acolhimento, no que respeita à criação de um Centro de Documentação Europeia (“CDE”) com carácter geral/especializado, a funcionar na estrutura de acolhimento. A presente Convenção especifica os direitos e obrigações recíprocos das Partes no que respeita à criação e funcionamento do CDE, em conformidade com as Normas em anexo.

Para alcançar os objectivos do CDE e o desempenho das tarefas especificadas nos artigos 4.º e 5.º das Normas,

• a Comissão compromete-se a:
1. reconhecer que a estrutura de acolhimento possui o estatuto de Centro de Documentação Europeia, inserida na rede de serviços de informação de carácter geral, EUROPE DIRECT, gerida pela Comissão;
2. fornecer ao CDE, sem encargos, publicações das instituições da União Europeia, seleccionadas de acordo com o perfil do CDE, ou disponibilizá-las por via electrónica; as publicações serão distribuídas pelo Serviço das Publicações Oficiais da União Europeia, no Luxemburgo (Unidade de Divulgação, Secção de Informação, Redes e Assinaturas);
3. apoiar os CDE no desempenho das suas tarefas (nomeadamente, assistindo-os com formação e o fornecimento de informações aos bibliotecários dos CDE, disponibilizando o acesso a outras actividades de apoio e em rede, quer directamente quer através de um centro de informação e documentação que aja em nome da Comissão) na medida do possível e consoante os fundos de que a Comissão disponha nos serviços pertinentes;
4. realização de uma avaliação anual do funcionamento dos CDE; a avaliação estará a cargo da Representação da Comissão e basear-se-á no relatório anual do CDE (ver nº 7 do artigo 5º das Normas em anexo); o funcionamento do CDE dependerá dos resultados da avaliação.
• A estrutura de acolhimento compromete-se a:
1. promover e desenvolver o estudo e a investigação na área da integração europeia;
2. colocar um bibliotecário qualificado ou outro profissional com habilitações em documentação ou estudos de informação, que assuma a responsabilidade pela organização e o funcionamento do CDE; a responsabilidade da gestão do centro pode ser repartida com um membro que leccione ou efectue investigação na área dos assuntos comunitários;
3. conceder uma área especial ao CDE, de preferência na biblioteca;
4. chamar a atenção para a existência do CDE, através de meios gráficos ou outros adequados para o efeito;
5. salientar e promover a sua ligação às actividades de informação da Comissão, colectivamente designadas por “EUROPE DIRECT”, utilizando o logótipo correspondente;
6. celebrar acordos de parceria com outros organismos – caso tal seja considerado um meio adequado para atingir os objectivos do CDE – tendo em vista aumentar a utilização das fontes de informação do CDE na União Europeia, reduzindo assim o risco de duplicação;
7. garantir que o CDE visa os objectivos definidos nos artigos 4.º e 5.º das Normas em anexo e adoptar as medidas necessárias para que sejam observadas as recomendações da Comissão, em caso de avaliação desfavorável (artigo 6º);
8. encerrar as actividades do CDE nos casos previstos na alínea b) do último parágrafo do artigo 6º ou no artigo 7º das Normas em anexo;
9. suportar os custos de criação e gestão do CDE.
• As Partes comprometem-se a trocar informações úteis sobre o desenvolvimento do CDE e a respectiva capacidade de resposta às necessidades do público e do meio académico.
• As Partes podem rescindir a Convenção mediante o pré-aviso de três meses, em conformidade com as condições previstas no artigo 7º das Normas em anexo.

ASSINATURAS
Pela estrutura de acolhimento:	Pela Comissão:
Reitor	Directeur
(a) José Novais Barbosa	(a) P. Carvounis
Porto, 24 JAN 2005	10 FEV 2005

Normas anexadas à Convenção

Artigo 1.º
O Centro de Documentação Europeia (CDE) é um centro de informação europeia criado numa universidade, num instituto superior ou num instituto de investigação, com o objectivo de promover e consolidar o ensino e a investigação na área da integração europeia.

Artigo 2.º
Há dois tipos de CDE - os gerais e os especializados:

1. os CDE de carácter geral recebem a documentação geral produzida pelas instituições comunitárias;
2. os CDE especializados recebem uma selecção de documentação; a selecção efectua-se de acordo com interesses específicos cuidadosamente definidos previamente pela Comissão Europeia e pela estrutura de acolhimento, em colaboração com o serviço das Publicações Oficiais da União Europeia.

Artigo 3.º
O CDE é criado por convenção escrita entre o Director-Geral da Direcção-Geral da Comissão responsável e um representante de nível equivalente da estrutura de acolhimento. Não pode ser criado mais de um CDE na mesma estrutura de acolhimento.

Artigo 4.º
Os objectivos do CDE são:

1. ajudar a estrutura de acolhimento a promover e consolidar a leccionação e investigação na área da integração europeia;
2. disponibilizar informações sobre a União Europeia e respectivas políticas ao público universitário ou outro;
3. participar em debates sobre a União Europeia, quando adequado juntamente com outros centros e redes de informação europeus.

Artigo 5.º
Para atingir os objectivos definidos, o CDE deve desempenhar as tarefas seguintes:

1. tratamento, catalogação e indexação de todas as publicações comunitárias recebidas numa colecção única;
2. actuar como núcleo de todas as informações relacionadas com a Comunidade, produzidas pela estrutura de acolhimento;
3. fornecer acesso e permitir a consulta de publicações e outro material durante um número suficiente de horas (pelo menos 20 horas por semana); as publicações de distribuição gratuita destinadas ao público deverão ser disponibilizadas abertamente;
4. estabelecimento de relações com outros centros e redes de informação europeia e cooperação com os mesmos a todos os níveis;
5. participação nas actividades de informação de carácter geral da Comissão sobre a União Europeia;
6. informação de rotina à Comissão sobre eventos em que participe (debates, conferências, seminários, etc.);
7. elaboração de relatórios anuais à Representação da Comissão, sobre as actividades efectuadas utilizando o formulário especial fornecido pela Comissão.

Artigo 6.º (Avaliação)
A Representação da Comissão apresentará um relatório anual de avaliação do CDE com base do relatório anual do mesmo (ver ponto 7 do artigo 5º) e em visitas de inspecção efectuadas ao CDE.
O CDE será informado dos resultados da avaliação da Comissão, o qual incluirá eventuais sugestões para melhoramento.
Quando a avaliação da Comissão seja desfavorável:
a) esta instituição apresentará, em primeiro lugar, um relatório escrito, especificando a acção onde se verifica o incumprimento dos compromissos aceites na convenção que cria o CDE;
b) caso a acção necessária não seja efectuada, cessarão as actividades do CDE.

Artigo 7.º (Cessação de actividade)
a) As Partes podem rescindir voluntariamente a Convenção, respeitando um pré-aviso de três meses; tal cessação não implicará consequências para nenhuma das Partes;
b) nos casos referidos na alínea b) do último parágrafo do artigo 6º e em quaisquer outras circunstâncias em que o CDE não cumpra os objectivos, as suas funções cessarão imediatamente e a Comissão retirará o seu apoio;
c) em qualquer dos casos, a estrutura de acolhimento e a Comissão deverão chegar a um acordo quanto à utilização a dar à colecção; em caso de criação de um novo CDE na mesma localização, a colecção ser-lhe-á cedida e ser-lhe-ão fornecidos os instrumentos de funcionamento e gestão.