Procedimentos

1. Candidatura: Procedimentos
2. Chegada ao Porto
3. Durante a mobilidade
4. Antes do regresso

Candidatura: Procedimentos

A Universidade do Porto dispõe de uma plataforma online através da qual, todos os estudantes estrangeiros interessados em efetuar um período de mobilidade nas respetivas faculdades ou/e instituições, têm que obrigatoriamente preencher um formulário e submeter candidatura.

Normalmente, o nosso Gabinete apenas dá inicio ao processo de mobilidade após receção da nomeação oficial dos estudantes, diretamente a partir das universidades de origem:

Nomeações *		Candidatura
1º semestre e periodo anual	2º semestre	1º semestre e periodo anual	2º semestre
idealmente até 30 de março	idealmente até 31 de agosto	Até 15 de maio	Até 15 de outubro

*Solicitamos que as parceiras nos enviem um email com os nomes e, pelo menos, os emails dos estudantes nomeados

1. Pedir utilizador

O primeiro passo é pedir um login temporário no site da Universidade do Porto.

Após preencher os campos com os seus dados receberá um e-mail com um utilizador temporário e uma senha. Por razões de segurança, a senha expira automaticamente e, como tal, deverá criar uma nova senha/password para se validar e preencher o Formulário de Candidatura (FC).

2. Preencher candidatura

Com a senha/password definitiva criada por si, valide-se no site da U.Porto e crie o seu Formulário de Candidatura (FC).

Pedimos especial atenção para os seguintes aspetos durante o preenchimento do formulário:

• A inserção da instituição correta é essencial, pois dela depende a visualização da candidatura por parte do ICBAS: Instituto de Ciências Biomédicas Abel Salazar (ICBAS). Como a U.Porto possui dois Mestrados Integrados em Medicina: um do nosso ICBAS (Hospital associado é o Centro Hospitalar do Porto - Hospital de Santo António) e um da Faculdade de Medicina (Hospital associado é o de S. João), é bastante comum os estudantes selecionarem a faculdade errada e depois surgirem problemas;
• A escolha de unidades curriculares de diferentes anos, cursos ou faculdades, pode implicar incompatibilidades de horários e nos calendários de exame;
• Nº de créditos: Máximo "Normal" Mínimo
• Período anual: 75 « 60 » 40
• Período semestral: 42 « 30 » 20
• Antes da submissão, guarde os dados preenchidos e verifique-os - dúvidas relativas ao plano de estudos, contacte o Gabinete de Mobilidade. Após submeter a candidatura não poderá efetuar alterações e para corrigir o formulário terá que pedir-nos o desbloqueio do mesmo;
• A submissão do formulário de candidatura online não garante a vaga do estudante de mobilidade na U.Porto. Os estudantes estrangeiros de mobilidade só serão oficialmente aceites após confirmação através de Carta de Aceitação emitida pela Universidade do Porto.

Para informações mais detalhadas, consultar COMEÇA A AVENTURA e Candidatura online. Em caso de erros/problemas informáticos, pedimos por favor que contactem a Reitoria da U.Porto: international@reit.up.pt

3. Imprimir candidatura

Após a submissão de candidatura, terá acesso à impressão em formato PDF, para recolha das assinaturas e carimbos da vossa faculdade.

Além do Formulário de Candidatura devidamente assinado e carimbado, deverá reunir todos os documentos necessários para upload:

• Histórico Escolar / Transcrição de Registos*;
• Cópia do Documento de Identificação (BI/CC/Passaporte);
• CV (opcional);
• Carta de Motivação e/ou Recomendação (opcional).

* É obrigatório anexar a Transcrição de Registos ao Formulário de Candidatura devidamente assinado ao efetuar o upload. A Transcrição de Registos é um certificado que apresenta uma listagem de todas as disciplinas realizadas, os créditos correspondentes a cada uma delas e as classificações atribuídas de acordo com a escala.

4. Inserir ficheiro

Depois de reunir todos os documentos, deverá reuni-los num só ficheiro (.pdf) e efetuar o upload – só é permitido o upload de um único documento.

A sua documentação será então analisada pelos diferentes coordenadores da área e pelo coordenador local de mobilidade para a aprovação do plano de estudos proposto, sendo que, caso necessário, ser-lhe-ão comunicadas as alterações necessárias a realizar no mesmo para a aceitação da candidatura.

5. Aceitação

A candidatura do estudante encontra-se oficialmente aceite quando o formulário for validado pelo ICBAS e pela U.Porto, pois só assim poderá ser emitida e enviada a Carta de Aceitação. Após receção da Carta de Aceitação, o estudante deverá começar a preparar a sua viagem e estadia no Porto, consultando os diversos websites disponíveis, entre eles, a nossa plataforma (que já encontrou, se está a ler isto) e a da Reitoria da Universidade do Porto: Vida na U.Porto.

Podem também entrar em contacto com a nossa Associação de estudantes – AEICBAS e adicionar o grupo de Facebook criado anualmente para os estudantes de mobilidade, bem como efetuar registo na ESN.

Chamamos a especial atenção dos estudantes oriundos de países não comunitários (ex, Brasil e México) para a necessidade de obtenção do visto e para o facto deste processo ser bastante demorado, frequentemente impossibilitando os estudantes de chegar a tempo do inicio das aulas. Desta forma, assim que a carta de aceitação seja disponibilizada na plataforma online, o estudante deve solicitar de imediato o visto no respetivo posto consular.

6. Desistência

Em caso de desistência, os estudantes têm que a comunicar de imediato ao Gabinete de Mobilidade e proceder obrigatoriamente à sua oficialização no website da U.Porto, na mesma plataforma onde criaram o respetivo formulário de candidatura- Desistir da Candidatura. Apelamos ao vosso sentido de responsabilidade e chamamos a atenção para a importância deste procedimento, uma vez que poderão estar a ocupar vagas necessárias para outros estudantes, quer de mobilidade quer do próprio ICBAS.

7. Contrato de estudos da instituição de origem

Normalmente, para além do formulário do ICBAS, os estudantes necessitam também de preencher um documento relativo à sua faculdade – ambos os contratos de estudo (ICBAS e origem) devem coincidir, ou seja, embora o formato do documento possa ser diferente, as informações solicitadas têm que ser as mesmas (ex. disciplinas a frequentar, respetivo nº de ECTS, datas de inicio e fim, etc). Relativamente aos dados específicos do ICBAS, pedimos que considerem os seguintes:

Dado	Preenchimento
Nome	Universidade do Porto
Faculdade	Instituto de Ciências Biomédicas Abel Salazar
Código	PORTO02
Tamanho	>250
Departamento	(nome do curso a frequentar)
Morada	Rua de Jorge Viterbo Ferreira n.º 228, 4050-313 PORTO
País, Código	PORTUGAL, PT
Nome do contacto	Eduardo Rocha
Função	Coordenador de Mobilidade
Email e telefone do contacto	mobilidade.in@icbas.up.pt / +351 220 428 025

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Chegada ao Porto

Quando devo chegar ao ICBAS?

O Gabinete de Mobilidade aconselha os estudantes a chegarem cerca de uma semana antes do início das aulas, rotações ou estágio, nomeadamente quando ainda existem questões a serem resolvidas relativamente ao alojamento particular. Se os estudantes não conseguirem chegar a tempo do início das aulas, terão que avisar o Gabinete de Mobilidade e enviar/entregar uma declaração da universidade de origem que justifique a ausência (por exemplo, certificado que ateste a vossa presença no período de exames).

Como chegar ao ICBAS?

O novo edifício do ICBAS é flanqueado pelo Palácio de Cristal- Pavilhão Rosa Mota e pelo CICAP (edifício oposto ao Museu Soares dos Reis). Os estudantes podem-se deslocar a pé da Reitoria da U.Porto até ao ICBAS. Quando chegarem aos portões do ICBAS, devem entrar no edifício à esquerda, subir de elevador até ao piso 6 e atravessar o corredor até encontrarem uma porta branca com um sinal de proibido- o Gabinete de Mobilidade localiza-se um pouco antes, à esquerda (sala 17).

Qual é a diferença entre o ICBAS e a U.Porto? Eu tenho que ir aos dois locais?

A U.Porto é composta por várias faculdades, entre as quais o ICBAS, e funciona como uma coordenação central. Desta forma, os estudantes têm que se apresentar em ambos os locais para que a chegada possa ser efetivada e oficializada. No que diz respeito ao ICBAS, devem estar presentes numa das nossas sessões de boas-vindas, já na U. Porto devem efetuar previamente um agendamento, após receção desta indicação por email. Se ainda não o fizeram, por favor acedam a: https://international.up.pt/service_registration/form.

Terei de efetuar algum pagamento ao ICBAS?

Sim, terão que pagar o vosso seguro escolar = 2 euros. Os estudantes Free-mover poderão ter que pagar taxas adicionais (propinas), uma vez que este programa de mobilidade não contempla este tipo de isenção.

Tenho que levar comigo algum documento?

Os estudantes devem trazer o passaporte ou o cartão de identidade e todos os documentos da universidade de origem que necessitem da assinatura e do carimbo do ICBAS, como o Contrato de Estudos ou Certificado de Chegada. São também necessários os dados relativos à vossa morada no Porto e ao número de telemóvel a usar em Portugal.

Quando me entregarão o horário?

Os estudantes terão acesso aos horários quando chegarem ao ICBAS e só nesta altura verificaremos se é necessário alterar o contrato de estudos inicial devido a possíveis incompatibilidades.

E relativamente ao alojamento (Residência Universitária)?

Todas as questões relativas ao alojamento são da responsabilidade da Reitoria da U.Porto e não do ICBAS.

Sou estudante não-europeu. Existe alguma indicação específica para mim?

Os estudantes não-europeus que tenham efetuado escala num aeroporto antes de aterrarem em Portugal, têm que se dirigir ao SEF durante os 3 dias seguintes, senão pagarão uma multa.

Posso efetuar alterações ao Plano de Estudos após chegada? Existe alguma data limite?

Sim, mas o prazo para a realização de alterações ao contrato de estudos varia consoante o início de aulas do ciclo de estudos em questão, pois existe um limite de faltas que não pode ser ultrapassado. Desta forma, as alterações deverão ser efetuadas sempre o mais depressa possível, até para evitar a perda de aulas, o que só prejudicará o estudante.
Para efetuar uma alteração ao Contrato de Estudos e/ou período que propôs deve “Criar Formulário de Alteração” na mesma plataforma online onde submeteu candidatura. À semelhança do formulário, também esta alteração terá que ser assinada pelo próprio e pela universidade de origem – só depois é que deve ser enviada/entregue no Gabinete de Mobilidade do ICBAS. O ICBAS auxiliará assim o estudante neste procedimento, mas o preenchimento do formulário de alteração da universidade de origem é da inteira responsabilidade do próprio.
Tipo de alterações que pode efetuar no mesmo pedido:

• Alteração ao Contrato de Estudos (apenas para adicionar/eliminar Unidades Curriculares);
• Alterar o período de estudos para Prolongamento ou Redução (no caso de o período de estudos não alterar, deverá deixar o campo “tipo de alteração” em branco). Se estudante pretender fazer um prolongamento do 2º semestre para o 1º semestre, a mudança de ano letivo implica a submissão de nova candidatura;
• Adicionar / Eliminar Faculdades (Unidades Curriculares noutra Faculdade).

Não serão autorizadas as alterações que derivem de uma desistência já após o inicio das aulas ou de uma possível reprovação no final do semestre, quer por exceder o número mínimo de faltas, quer por não cumprir com as normas especificas de cada UC (avaliações práticas, entrega de trabalhos, etc.).

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Durante a mobilidade

Check-list

Na sessão de boas-vindas, os estudantes receberão o seu notebook INCOMING, onde encontrarão uma check-list a preencher durante a mobilidade, entre outras informações relevantes.  

SIGARRA: completar dados

Depois de obter as suas credenciais de acesso ao sistema de informação online do ICBAS – SIGARRA- o estudante deve efetuar login (autenticação), aceder ao perfil/página pessoal (clicar no próprio nome, canto superior direito) e completar os seus Dados Demográficos. Adicionalmente, a disponibilização do email pessoal no SIGARRA também é um aspeto bastante importante. Para tal, devem clicar em “Configurar” (barra lateral direita) e colocar o email pessoal no “Email Alternativo”. Assim receberão todas as informações divulgadas pelo ICBAS e U.Porto, incluindo os alertas dos professores.

Curso de língua

As aulas no ICBAS são lecionadas em português e a comunicação com os pacientes (prática hospitalar) e com os cuidadores de animais (clínica veterinária) também é em português. Deste modo, aconselhamos vivamente a que os estudantes frequentem um curso de língua portuguesa, podendo até recorrer à nossa Faculdade de Letras.

Transportes Públicos

Se não conseguirem deslocar-se a pé até ao ICBAS, a melhor solução será adquirir o cartão Andante (pagamento mensal) para que possam utilizar os transportes públicos (metro, autocarro e comboio). Neste sentido, devem pedir-nos uma declaração para o efeito, de forma a que possam aceder aos descontos de estudante.

Assistencia Médica

Em caso de emergência, o estudante pode dirigir-se às urgências do Hospital Santo António, levando consigo o cartão de estudante para além da identificação (bilhete de identidade, passaporte, etc). Se for uma condição menos urgente e que possa aguardar por uma consulta na respetiva área de especialidade, pode efetuar agendamento nos nossos Serviços de Ação Social.

Emissão de documentos

Em caso de necessidade de emissão de documentação (ex: declaração para o SEF), os estudantes devem solicitá-la, pelo menos, com uma antecedência de 2 dias úteis.

Fichas das disciplinas (unidadades curriculares = UCs)

Aconselhamos a que os estudantes leiam atentamente as fichas das disciplinas disponíveis no SIGARRA, na respetiva página do curso, uma vez que desta forma terão acesso a informações mais especificas, nomeadamente sobre os métodos de avaliação e regime de frequência (presença obrigatória em, pelo menos, 75% das aulas práticas). Note-se que as faltas poderão ser justificadas se a causa estiver prevista em regulamento ou for considerada válida pelos órgãos responsáveis.

Alterações não validadas

O formulário de alteração do ICBAS é de extrema importância, já que sem a validação do mesmo no sistema, a transcrição de registos do estudante fica comprometida. Exemplos: se cancelar uma UC, a mesma continuará a constar na TR mas como “reprovado por faltas”; se adicionar uma UC nova, a mesma não consta será incluída na TR e nem sequer ocorrerá atribuição de classificação. Assim, os estudantes devem regularizar esta situação com maior brevidade possível. É da inteira responsabilidade do estudante o preenchimento do formulário de alteração da universidade de origem.

Conteúdos programáticos/cargas horárias

Caso os estudantes necessitem de apresentar na universidade de origem, para além da transcrição de registos, um portefólio com os conteúdos programáticos/cargas horárias das UCS aprovadas, assinado e carimbado, terão que efetuar um pedido à Seção Académica do ICBAS. Este requerimento só poderá ser submetido após inserção de todas as classificações no Sigarra e envolve o pagamento de emolumentos.

Exames: sobreposição

Dado que os estudantes de mobilidade dispõem de maior flexibilidade para a escolha de disciplinas de anos curriculares diferentes e até de vários cursos e faculdades, é frequente que ocorra sobreposição de exames, à mesma hora e no mesmo dia. Nestes casos em particular, os estudantes poderão solicitar nova data de um dos exames, desde que cumpram o procedimento inerente.

Melhorias de nota

O estudante pode solicitar melhoria de nota, recorrendo aos nossos serviços académicos e pagando os respetivos emolumentos. Para tal, deve efetuar requerimento três dias úteis antes do exame de recurso.

Acompanhamento

O Gabinete de Mobilidade, no final do 1º semestre, realizará reuniões de monitorização com os estudantes anuais de forma a verificar os resultados obtidos e a planear o 2º semestre. Nesta reunião, também será verificada a check-list e os estudantes têm nova oportunidade de alterar o plano de estudos para o 2º semestre.

Outros conselhos

É conveniente que os estudantes verifiquem regularmente a caixa de entrada do email e que ao enviar mensagens a outros destinatários no decorrer de situações mais complexas, o façam com o CC do nosso gabinete de mobilidade. Caso a vossa morada altere ou o nº de telemóvel, devem também informar o nosso gabinete de mobilidade assim que possível.

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Antes do regresso

O Gabinete de Mobilidade do ICBAS reunirá com todos os estudantes antes do regresso, habitualmente na semana após realização de todos os exames, sendo um procedimento obrigatório para conclusão da mobilidade. Caso os estudantes efetuem apenas a componente prática de todas as disciplinas, terão que se apresentar na semana seguinte ao término das aulas e não dos exames. Relativamente aos períodos de estágio e de rotação, os estudantes devem-se apresentar durante a última semana dos mesmos.

Durante esta reunião será efetuado(a):

• Verificação dos resultados obtidos;
• Verificação da check-list do notebook IN;
• Entrega pelos estudantes dos pareceres dos orientadores em caso de mobilidade estágio;
• Obtenção dos documentos originais;
• Entrega da documentação a apresentar na universidade de origem (aconselhamos a que contactem a vossa faculdade com antecedência e confirmem o que será necessário);
• Entrega pelo GABMOB dos horários do 2º semestre;
• Assinatura do Certificado de partida/estadia.

Se o estudante não se apresentar novamente no gabinete de mobilidade após esta reunião de conclusão, a data da mesma será considerada a data final de mobilidade a indicar no certificado de estadia/partida. Note-se que este documento, segundo as indicações da maioria das universidades de origem, terá que ser entregue pessoalmente no prazo de 10 dias.   

As transcrições de registos serão enviadas posteriormente às instituições parceiras, por email (com o conhecimento do estudante) e por correio, caso necessário, uma vez que aquando da partida dos estudantes, os resultados ainda não estarão todos inseridos no SIGARRA.

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