SERVIÇO DE AGENCIAMENTO DE VIAGENS E ALOJAMENTOS PARA A FACULDADE DE LETRAS DA UNIVERSIDADE DO PORTO 

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SERVIÇOS QUE PODEM SER ADQUIRIDOS AO ABRIGO DO CONTRATO

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* Serviços de transporte aéreo – consulta, reserva, alteração, cancelamento e emissão de passagens aéreas nacionais, europeias e intercontinentais;
* Serviços de alojamento – consulta, reserva, alteração, cancelamento e emissão de vouchers de alojamento em território nacional e internacional, incluindo taxas turisticas;
* Serviços de transporte ferroviário – consulta, reserva, alteração, revalidação, cancelamento e emissão do título de transporte ferroviário nacional e internacional;
* Aluguer de viaturas;
* Seguros associados a viagens;
* Outros serviços complementares – transferes e visto.

ADICIONALMENTE, SÃO DISPONIBILIZADOS SEM ACRÉSCIMO DE CUSTOS OS SEGUINTES SERVIÇOS

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* Aplicação para dispositivos móveis (Top Atlântico mytrip) ;
* Compensação de voos por atraso;
* Posicionamento de Viajantes – tracking;
* Pagamentos a fornecedores com Cartão de Crédito da TOP Atlântico, sem pagamento de taxa de utilização (0%);
* Check-in online gratuito;
* Oferta de Seguro Covid para viagens de avião e alojamento internacional até 10 dias duração;
* Fast Track Gratuito para Voos Internacionais á partida dos aeroportos do Porto, Lisboa e Faro;
* Serviço Gratuito para expedição de Bagagem Fora de Formato.
* Marcação de Lugares em Voos Companhias LowCost, em reservas efetuadas com a antecedência mínima de 30 dias;
* Oferta da 2ª maça de porão para voos intercontinentais, para reservas efetuadas com antecedência mínima de 30 dias.

A TOP ATLANTICO não cobrará taxas pela intermediação destes serviços.

PROCEDIMENTO INTERNO:

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Perante a necessidade de agendamento de viagem/alojamento ou outros serviços similares enquadráveis no ponto anterior, deve proceder de acordo com o seguinte:

1 - Solicitar orçamento à TOP Atlântico através do email porto@top-atlantico.com, que apresentará, pelo menos duas propostas alternativas para o serviço pretendido.

2 - Criar no Sigarra o PAD de execução e/ou deslocação, consoante:
a) Para pessoal docente e não docente (interno da FLUP):
⎯ Criar deslocação via “módulo deslocações”;
⎯ Inserir o n.º do PAD Global (menu do lado direito - opção “Execução de contrato Global” - associar o n.º do PAD global”);
⎯ Anexar sempre a cotação recebida pela TOP Atlântico;
* Se à deslocação estiver associada inscrições em congressos/ conferências/ seminários deverá criar um PAD a partir dessa mesma deslocação;
Nota: No caso em que as deslocações ocorram em anos distintos ao ano em curso (deslocação a realizar em 2026 com despesa em 2025), criar PAD a partir da deslocação:
- Aceder à deslocação;
- Criar PAD da Deslocação (no painel do lado direito);
- Tipo de despesa: execução contrato global -> Criar;
- No campo PAD Global, inserir o n.º PAD Global (51847).
b) Para pessoal externo à FLUP (convidados, conferencistas …):
⎯ Criar PAD tipo “Execução de contrato Global”
⎯ Inserir o n.º do PAD Global;
⎯ Anexar sempre a cotação recebida pela TOP Atlântico;

3 - Após a classificação pela contabilidade do PAD de execução/deslocação, será originada a requisição, derevá o autor proceder:
- Em SIGARRA, ultrapassar a fase "Not. Enviar Pedido de Execução de Contrato ao fornecedor" que consta no campo "Atividade" do respetivo PAD, devendo para isso aceder aos detalhes, clicar na "lupa", selecionar "Data" do envio da requeisção e selecionar "Concluir processo";
- Enviar para a TOP Atlântico, via email, a respetiva nota de execução do contrato/requisição;
Nota: consultar manual aqui.

 

EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS

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1 - Os serviços serão executados mediante uma requisição enviada pela Faculdade de Letras da U. Porto,
2 - A FLUP reserva o direito de consultar outros operadores de mercado de forma a verificar qual o preço mais vantajoso para a situação concreta, e determinar que a Cocontratante aplique os preços apresentados.
3 - A FLUP, ao abrigo do direito de consulta a outros operadores de mercado pode, ainda, apresentar à TOP Atlântico, outras alternativas que se afigurem mais vantajosas.
4 - Nas situações referidas nos dois números anteriores, e caso a TOP Atlântico, não possa acompanhar a alternativa ou melhorá-la, assiste à FLUP da U.P. o direito de optar pela solução mais vantajosa, mesmo que apresentada por entidade diferente da TOP Atlântico.
5 - No caso de não ser optada a solução apresentada pela Cocontratante, e caso existam custos por cancelamento dos serviços já prestados, estes serão debitados à FLUP da U. Porto.
6 - Trimestralmente a FLUP, de forma a verificar que a TOP Atlântico pratica os preços mais vantajosos de mercado, de acordo com as condições solicitadas, realiza consultas informais ao mercado e se verificar um desvio percentual inferior a 5% face ao preço que a Cocontratante apresenta, aplica a penalidade respetiva.

 

NÍVEIS DE SERVIÇOS GERAIS

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1 - A TOP Atlântico deve assegurar:
a) A consulta e informação dos requisitos para prestação do serviço (por exemplo: vistos, necessidade de passaporte, validade do passaporte, entre outras), verificação das características que sejam críticas à segurança e funcionamento adequados do serviço (estabilidade política do país de destino, condições sanitárias, vacinação obrigatória, entre outras) e informação de potenciais greves das companhias aéreas;
b) A procura constante do melhor preço tendo em conta os requisitos de serviço nos diversos sistemas disponíveis;
c) A existência de um consultor de viagens, que possa ser contactado todos os dias úteis das 9h às 19h, no âmbito de questões técnicas e/ou comerciais decorrentes da prestação de serviços;
d) A assistência nos aeroportos de Lisboa e do Porto, para apoio nos procedimentos de check-in e despacho de bagagem ou na resolução de algum imprevisto de última hora.

2 - A TOP Atlântico que se refere aos tempos de resposta deve assegurar que:
a) As respostas aos pedidos de serviços, designadamente orçamentos, alterações, esclarecimentos, entre outros, sejam efetuadas no limite máximo de 4 horas após solicitação eletrónica e, em casos de urgência e imprevisibilidade, no limite máximo de 90 minutos, desde que a comunicação evidencie essa situação;
b) As emissões e entrega de documentações sejam efetuadas até 4 horas após a confirmação da emissão dos serviços e, em casos de urgência e imprevisibilidade, no limite máximo de 90 minutos;
c) As respostas às reclamações e sugestões são inferiores a cinco dias.

 

NÍVEIS DE SERVIÇOS ESPECÍFICOS:

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1 - Na prestação de serviços de transporte aéreo, a TOP Atlântico obriga-se a:
a) Consulta e informação da disponibilização de viagens aéreas nacionais, europeias e intercontinentais, em companhias regulares e low-cost, de acordo com a solicitação da FLUP;
b) Apresentar, pelo menos, duas propostas para a viagem solicitada;
c) A informação referente às alíneas anteriores deve ser acompanhada:
⎯ Das respetivas classes de voo;
⎯ Das tarifas mais económicas e disponíveis, incluindo tarifas com restrições e sem restrições, indicando em todas a validade das tarifas;
⎯ Da política de alteração e cancelamento de cada proposta apresentada;
⎯ Da possibilidade de efetuar pré-reserva sem custos para a FLUP e indicar a validade dessa pré-reserva;
⎯ Da indicação dos dados necessários do(s) passageiro(s) que a FLUP deve fornecer;
⎯ Outros elementos considerados relevantes para a execução da viagem (por exemplo mudança de aeroporto que obrigue a aquisição de serviço de transfere, entre outros).
d) Reserva, emissão e envio para a FLUP de passagens aéreas nacionais, europeias e intercontinentais, em companhias regulares e low-cost, as quais devem ser acompanhadas de toda a informação útil sobre a viagem;

2 - Na prestação de serviços de transporte ferroviário, a TOP Atlântico obriga-se a:
a) Consulta e informação da disponibilização da viagem de acordo com a solicitação da FLUP, a qual deve ser acompanhada:
⎯ Da respetiva classe e horário de partida e chegada;
⎯ Da política de alteração, reembolso e cancelamento da deslocação;
⎯ Da indicação dos dados necessários do(s) passageiro(s) que a Universidade do Porto deve fornecer;
⎯ Outros elementos considerados relevantes para a execução da viagem.
b) Reserva, emissão e envio para a entidade adquirente dos bilhetes eletrónicos, os quais devem ser acompanhados de toda a informação útil sobre a viagem;
c) Alteração e cancelamento da viagem.
Nota: não são permitidas reservas de comboio em 1º classe e voos em executiva.

3 - Para a prestação de serviços de alojamento, a TOP Atlântico obriga-se a:
a) Consulta e informação da disponibilização sobre tarifas quer dos hotéis nacionais e internacionais indicados pela FLUP, quer sugeridos pela TOP Atlântico dentro das condições solicitadas, sendo que em regra e preferencialmente deverão ser indicados orçamentos para hotéis até 3 estrelas;
b) Excecionalmente, a TOP Atlântico pode apresentar orçamentos para estadia em hotéis com número de estrelas superior, e desde que devidamente comprovados, nos seguintes casos:
⎯ Quando se verifique preços mais económicos face a um hotel de três estrelas na zona limítrofe do local que se pretende;
⎯ Inexistência de hotel até três estrelas no local ou inexistência de vaga;
⎯ Quando se afigure economicamente mais vantajosa a estadia num hotel de mais de três estrelas no local por comparação com hotéis até três estrelas fora da zona limítrofe do local pretendido;
c) Apresentar, pelo menos, duas alternativas para o alojamento dentro das condições solicitadas ou dentro de condições mais favoráveis;
d) A informação referente às alíneas anteriores deve ser acompanhada:
⎯ Da categoria do hotel, tipo de quarto e regime de alojamento;
⎯ Da informação das tarifas mais económicas e disponíveis, incluindo tarifas com reembolso e sem reembolso, indicando em todas a validade das tarifas;
⎯ A política de alteração e cancelamento de cada proposta de alojamento apresentada;
⎯ Da possibilidade de efetuar pré-reserva sem custos para a FLUP e indicar a validade dessa pré-reserva;
⎯ Da informação útil sobre o alojamento sugerido por ambas as partes, incluindo itinerários, serviços incluídos no regime de alojamento apresentado (nomeadamente, refeições, bebidas, entre outros), moradas, horários, acessibilidades;
⎯ Da indicação dos dados necessários do(s) passageiro(s) que a FLUP deve fornecer;
⎯ Outros elementos considerados relevantes.
e) Reserva, emissão e envio para a entidade adquirente do(s) voucher(s) do alojamento, o qual deve ser acompanhado de toda a informação útil sobre a estadia.

4 - Para a prestação de aluguer de viaturas e seguros:
a) Apresentar as tarifas mais económicas;
b) Gerir o processo para obtenção dos documentos necessários para o aluguer das viaturas e emissão das apólices de seguros.

5 - Para a prestação de outros serviços complementares, a TOP Atlântico obriga-se a:
a) Informar sobre a obrigatoriedade de emissão de visto nas deslocações a determinados destinos;
b) Gerir todo o processo de obtenção de vistos com máxima rapidez e com o mínimo envolvimento por parte da FLUP;
c) Envio a FLUP do(s) visto(s) o qual deve ser acompanhado de toda a informação pertinente;
d) Informar da necessidade de requerer o serviço de transfere.

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Notas adicionais: Contacto p/ questões relacionadas com execução do contrato: Dra. Claudia Ramos Pereira, Unidade de Apoio à Gestão da FLUP | Email: cramos@letras.up.pt.