A gestão da produção informacional: o formato PDF e a comunicação via email

• Tipo: Artigo em Revista Científica Nacional
• Data: 2014

Autores

Oliveira, Hugo Azevedo de (Autor) FLUP; Pinto, Maria Manuela (Autor) FLUP

Revista

Título: Páginas a&b : arquivos e bibliotecas

Nº 2

Páginas: 3-48

ISSN: 0873-5670

Editora: CIC.Digital

Classificação Científica

FOS: Humanidades

Outras Informações

Resumo (PT): Neste artigo analisam-se dois casos práticos de produção informacional considerados prioritários no contexto da estruturação do repositório digital confiável de uma instituição da administração pública portuguesa. Um estudo que se insere na área científica da Ciência da Informação, mais concretamente no campo da Gestão da Informação (GI), assumindo-se a função de Preservação da informação como sua variável. Aborda-se, por um lado, a adoção da estratégia de preservação de normalização de formatos a ingerir no repositório - através do formato PDF/A -, um trabalho que tem vindo a ser realizado na instituição nos últimos anos, e, por outro lado, as tarefas e especificações a desenvolver no âmbito da gestão e preservação da produção informacional comunicada via email. Caracteriza-se o formato PDF, as suas variantes e contextos de aplicação, assim como se define e descreve o funcionamento do email e o seu ciclo de vida, salientando a importância que lhe deverá ser atribuída na GI. Uma abordagem que envolve o desenvolvimento de políticas de gestão de informação e o foco na gestão integrada da informação em todo o seu ciclo de vida, assumindo a sua preservação numa perspetiva de acesso e uso continuado, só possível se for efetivamente integrada nos processos de gestão do sistema de informação organizacional, desde a fase de produção, receção ou captura. Apresentam-se diferentes perspetivas, casos de boas práticas, bem como exemplos de orientações e ferramentas disponíveis.

Abstract (EN): This article presents some results of the analysis of two practical cases of informational production considered priorities in the context of trustworthy digital repository structuration in a Portuguese public administration institution. This is an Information Science (IS) study in the field of Information Management (IM), assuming the function of information preservation as an IM variable under a systemic perspective. It addresses, on the one hand, the adoption of formats normalization as a preservation strategy based on the adoption of PDF/A, a work that has been carried out in recent years in the institution, and on the other hand, tasks and specifications that should be developed regarding the management and preservation of informational production communicated via email. It is characterized PDF format, variants and application contexts, and it is defined and described how works the technology of email, the need and importance to be considered in IM processes. An approach that involves the development of an email management policy, the email management process throughout its life cycle, assuming its preservation in a perspective of continuous access and use, only possible if it's effectively integrated into the management processes of organizational information system, from the stage of production / reception / capture. It presents different perspectives, good practices and reference guidelines and tools.

Idioma: Português

Tipo (Avaliação Docente): Científica