Agendamento de evento

O agendamento de eventos organizados pela FAUP* e os eventos realizados nas instalações da FAUP - exposição, conferência, mesa redonda, debate, seminário, congresso -, sejam co-organizados ou com apoio da FAUP*, deverão obrigatoriamente seguir o procedimento de 'Agendamento de evento'.

Agendamento de evento

• os pedidos de agendamento de exposição, evento presencial ou online deverão ser dirigidos ao Serviço de Comunicação e Imagem para o e-mail comunicacao@arq.up.pt.
• cabe ao Serviço de Comunicação e Imagem:
  _ avaliar a disponibilidade da data e horário proposto de acordo com o calendário das diversas actividades e disponibilidade de recursos da FAUP.
  _ confirmar ou não a reserva de espaços para as atividades propostas;
  _ confirmar a possibilidade ou indicar datas alternativas.
• A reserva de data do evento só é efectiva após confirmação por escrito do Serviço de Comunicação e Imagem.

Prazos para a realização de pedidos de agendamento

• O pedido de agendamento de eventos de pequena dimensão, que não necessitem de recursos técnicos e logísticos, deverá ser enviado com a antecedência mínima de 1 mês relativamente à data prevista para a atividade.
• Congressos e outros eventos que envolvam a utilização de vários espaços e recursos técnicos, logísticos, deverão ser propostos com a antecedência mínima de 6 meses.
• O pedido de agendamento de eventos que requeiram a ocupação de espaços expositivos deverá ser enviado com a antecedência mínima de 9 meses relativamente à data pretendida para a sua realização.
• Eventos realizados no âmbito e horário da respectiva Unidade Curricular não carecem de pedido de agendamento, mas apenas de informação da sua realização.

Observações

A FAUP só poderá garantir apoio técnico e logístico dentro do horário de serviço dos seus colaboradores.
No contexto da pandemia, para garantir o cumprimento dos procedimentos e normas de segurança impostas pela DGS, os eventos, abertos ao público, realizados presencialmente nas instalações da FAUP, carecem de assistentes de sala, constituindo uma responsabilidade da organização do evento.

A avaliação da possibilidade de agendamento de um evento tem em consideração não só a sobreposição factual com actividades lectivas e outros eventos, e a disponibilidade dos espaços, mas também a sobrecarga dos diversos serviços que, directa ou indirectamente, são envolvidos nas tarefas de realização do evento, assim como a gestão dos tempos de divulgação necessários entre cada evento.

Divulgação

Por forma a ser possível dar uma resposta adequada, o envio de informação sobre eventos da FAUP, conforme referidos em *Tipologia de organização, para divulgação nos meios da Faculdade e U.Porto deve ser feito com a antecedência mínima de uma (1) semana relativamente ao início da atividade para o Serviço de Comunicação e Imagem (comunicacao@arq.up.pt). 

O pedido de divulgação de grandes eventos que requeiram a produção de material de divulgação, assessoria de imprensa, entre outras ações de comunicação, deve ser feito com, pelo menos, um (1) mês de antecedência.

* Tipologia de organização do evento

_ organizado pela FAUP

iniciativas do/a:

_ Director
_ Conselho Executivo
_ Conselho Científico
_ Conselho Representantes
_ Conselho Pedagógico
_ Reitoria da U.Porto
_ Directores e comissões científicas de cursos
_ Direcção do CEAU
_ Direcção do CEFA
_ Docentes no âmbito das suas Unidades Curriculares
_ Comissões por nomeação do Director
_ Docentes, investigadores e pessoal não docente sob proposta ao Director

_ co-organizado com a FAUP

_ que integram membros da FAUP na sua organização/comissariado e que utilizem directamente recursos da FAUP (espaços, equipamentos e/ou recursos humanos)

_ co-organizado ou em parceria com a FAUP

_ com outras entidades/instituições
_ com outras Unidades Orgânicas da U.Porto
_ que integram membros da FAUP nas comissões organizadoras ou comissariado, não utilizem recursos da FAUP, e solicitem este estatuto

_ com apoio da FAUP

_ organizados por outras entidades/instituições
_ que integram membros da FAUP nas comissões organizadoras ou comissariado, não utilizem recursos da FAUP, e solicitem este estatuto

_ comercial 



O presente regulamento foi aprovado na reunião do Conselho Executivo da FAUP de 21 de maio de 2021.