Gestão de Informação - Arquivo

Arquivo Físico da Reitoria da U.Porto

O "Arquivo Central da Reitoria" foi oficialmente criado em 2001. Datam, porém, de 1996 as primeiras intervenções na documentação acumulada em sala da cave do edifício principal da Reitoria, então sita na Rua de D. Manuel II.
O espaço, com cerca de 120 m², dispunha de um número reduzido de estantes, pelo que parte dos documentos se encontravam colocados no chão ou dentro de caixotes, soltos e em maços.
O tratamento técnico desta informação que, na sua maior parte, proviera dos serviços académicos e era constituída por processos individuais de alunos, boletins de matrícula, pautas de exames, fichas de estudantes, etc., pressupôs a análise individualizada dos documentos dispersos, tendo em vista a reorganização do todo a partir da recriação das unidades informacionais primitivas.

Passados 2 anos sobre as primeiras tarefas,conseguiu-se recuperar uma parcela significativa da ordem original dos diferentes arquivos. Em 1998, quando o espaço foi equipado com estantes (metálicas, fixas), procedeu-se à instalação da documentação identificada com um código de referência, igual ao registado em base de dados. Por esta altura, a dimensão física do arquivo aproximava-se dos 500 metros lineares e o estado geral de conservação dos documentos era mediano.

No final de 2001 foi possível substituir as estantes fixas por um sistema compacto e deslizante, melhorando de forma substancial as condições de armazenamento. O novo sistema permitiu quase quadruplicar a capacidade de instalação, que passou a ser de 1.700 metros. Foi também nesta altura instalado um sistema de deteção de incêndio e generalizou-se a utilização de dispositivos para redução da humidade relativa e para filtragem do ar.

Em 2006, à data da mudança de instalações para o edifício histórico da Reitoria na Praça de Gomes Teixeira, o acervo do Arquivo Físico contava cerca de 2 km de documentos em papel.