Projeto SIGARRA da U.Porto - Organização

Índice

    1. Introdução
    2. Organização do Projeto SIGARRA da U.Porto
        2.1 Organograma
        2.2 Responsabilidades e Competências
              2.2.1 Coordenação Geral do Projeto SIGARRA da U.Porto
              2.2.2 Comissão de Utilizadores
              2.2.3 Comissões de Acompanhamento
              2.2.4 Desenvolvimento e Inovação
              2.2.5 Infraestrutura Técnica
              2.2.6 Consultadoria e Suporte
    3. Constituição das equipas
    4. Prestação de serviços por outras entidades
    5. Licenciamento do SIGARRA por entidades externas
    6. Conclusão

1. Introdução

É indiscutível que o Sistema de Informação SIGARRA representa uma força para a Universidade do Porto, na medida em que é a única Universidade do País a dispor de um sistema integrado, que suporta as diferentes vertentes da atividade da instituição, sendo utilizado por todas as suas unidades orgânicas (UO). Mesmo ao nível europeu não temos conhecimento de outras instituições de ensino superior, comparáveis à U.Porto em dimensão e caraterísticas organizacionais, que disponham de um sistema de informação tão abrangente e poderoso.

Consideramos, pois, ser estratégico para a U.Porto assegurar o bom funcionamento do SIGARRA e a sua boa utilização por todas as entidades que constituem a Universidade. É assim crucial dar continuidade ao desenvolvimento do próprio sistema, enquadrado nas opções estratégicas dos processos organizacionais da U.Porto. Para tal, é necessário que a gestão do designado Projeto de Sistemas de Informação da U.Porto, ou mais sucintamente, Projeto SIGARRA da U.Porto, seja altamente eficaz e eficiente para, por um lado, responder às necessidades e expectativas da comunidade académica, para que o seu nível de satisfação com o SIGARRA seja elevado, induzindo à ampla utilização do sistema e à produção de conteúdos de qualidade para o mesmo e, por outro lado, assegurar a sustentabilidade do SIGARRA, permitindo a manutenção e a adaptação dos seus módulos e o desenvolvimento de novas componentes, de forma a responder à dinâmica organizacional, às alterações legislativas e regulamentares, e a manter um diferencial de inovação relativamente a outros sistemas, que permitam à U.Porto manter sua liderança nesta área.

O SIGARRA é constituído por três componentes principais:

• Aplicação de Gestão Académica (GA)
• Aplicação de Gestão de Recursos Humanos (GRH)
• Sistema de Informação (SI)

Os direitos de autor destas três componentes pertencem à Universidade do Porto, designadamente à Reitoria (GA e GRH) e à Faculdade de Engenharia (SI).

Fazem também parte do SIGARRA a respetiva Framework de Administração (GESSI) e a aplicação de Gestão de Projetos (GP), cujos direitos de autor pertencem também à U.Porto, à sua Faculdade de Engenharia.

O SIGARRA sendo a plataforma base para a gestão de informação na U.Porto deve dialogar com outras aplicações e sistemas existentes na Universidade, ou em entidades com as quais a Universidade se relaciona. São exemplos, o sistemas de gestão financeira (ERP Primavera), de bibliotecas (Aleph), de aprendizagem (Moodle), o sistema DSPACE que suporta o repositório institucional da Universidade, o sistema DeGóis (FCT) e a plataforma de interoperabilidade da Administração Pública, entre outros. As interfaces adequadas entre o SIGARRA e outras aplicações e sistemas devem, assim, ser asseguradas.

2. Organização do Projeto SIGARRA da U.Porto

2.1 Organograma

2.2 Responsabilidades e Competências

2.2.1 Coordenação Geral do Projeto SIGARRA da U.Porto

A Coordenação Geral do Projeto SIGARRA da U.Porto está cometida à Reitoria da U.Porto, através do Pelouro para as Tecnologias de Informação e Comunicação, competindo-lhe aprovar as orientações estratégicas e o planeamento das atividades relativas aos sistemas de informação da U.Porto, ouvida a Comissão de Utilizadores e tendo em conta o plano estratégico e o plano de atividades da U.Porto. Mais lhe cabe assegurar a gestão da qualidade do projeto, de forma a garantir que está a ser implementado segundo as melhores normas e processos de desenvolvimento.

Compete ainda à Coordenação Geral do Projeto SIGARRA da U.Porto proceder à aceitação dos módulos deste sistema realizados pelo Desenvolvimento e Inovação, antes da sua entrada em produção.

Compete também à Coordenação Geral do Projeto SIGARRA da U.Porto apresentar anualmente ao Reitor da U.Porto os Planos de Atividades e Orçamento do Projeto SIGARRA, bem como os Relatórios de Atividades e Contas, para aprovação.

2.2.2 Comissão de Utilizadores

A Comissão de Utilizadores do Projeto SIGARRA da U.Porto é constituída pelos Gestores de Informação nomeados pelos órgãos de gestão de cada entidade constitutiva da U.Porto.

O Gestor de Informação (GI) é geralmente alguém próximo dos órgãos de gestão, para poder ter um conhecimento aprofundado da estrutura orgânica, missão, visão e objetivos da entidade constitutiva da U.Porto, para além do conhecimento do próprio sistema SIGARRA.

O GI deverá assegurar:

• A organização dos conteúdos no SIGARRA da sua UO;
• A identificação dos Produtores de Informação locais;
• O apoio aos Produtores de Informação locais;
• A difusão de informação interna sobre o SIGARRA;
• As boas práticas na utilização do sistema;
• A colaboração para a validação de especificações de alterações ou de novos desenvolvimentos a realizar no SIGARRA;
• A colaboração na produção de guias, manuais e outros documentos de apoio para o SIGARRA, na perspetiva dos utilizadores.

À Comissão de Utilizadores do Projeto SIGARRA da U.Porto compete:

• Pronunciar-se sobre os Planos de Atividade e Orçamento anuais do Projeto SIGARRA da U.Porto;
• Pronunciar-se sobre os Relatórios de Atividades anuais e Contas do Projeto SIGARRA da U.Porto;
• Aconselhar e propor desenvolvimentos ou outras ações de melhoria contínua a realizar no âmbito do Projeto SIGARRA da U.Porto.

2.2.3 Comissões de Acompanhamento

As Comissões de Acompanhamento são constituídas por membros designados pelos directores das entidades constitutivas da U.Porto que utilizam o SIGARRA, por solicitação da Coordenação Geral do Projeto SIGARRA da U.Porto.

Compete às Comissões de Acompanhamento o aconselhamento, do ponto de vista do negócio e da interface com o utilizador, no desenvolvimento ou alteração de módulos do sistema SIGARRA cuja dimensão ou complexidade o justifiquem. Mais compete esclarecer processos e procedimentos que respeitem ao produto a desenvolver (módulo/funcionalidade), validar a respetiva especificação funcional e protótipos e pronunciar-se sobre a aceitação do produto final.

As Comissões de Acompanhamento cessam funções uma vez aceite o respetivo produto final pela Coordenação Geral do Projeto SIGARRA da U.Porto.

2.2.4 Desenvolvimento e Inovação

A coordenação da Unidade de Desenvolvimento e Inovação do Projeto SIGARRA da U.Porto é da responsabilidade da Faculdade de Engenharia.

Compete a esta área:

1. Elaboração de especificações.
2. Análise e Desenho:
   • Definição de requisitos e elaboração de documentação de âmbito funcional;
   • Concepção de modelos de dados e elaboração de documentação técnica;
   • Especificação da interoperabilidade com outros sistemas, quando aplicável;
   • Desenho de interfaces.
3. Desenvolvimento de código (localização em duas línguas):
   • Desenvolvimentos de ferramentas de produtividade;
   • Prototipagem;
   • Implementação dos modelos de dados, API e interfaces.
4. Manutenção:
   • Correção de falhas (bugs) ou inconformidades do código;
   • Novas versões de módulos ou funcionalidades.
5. Controlo de qualidade de software:
   • Definição de plano de testes;
   • Realização de testes;
   • Conformidade com normas de acessibilidade e usabilidade;
   • Produção de relatório de controlo de qualidade.
6. Gestão de documentação:
   • Ajuda on-line;
   • Documentação de releases.
7. Formação de formadores:
   • Formação de equipas técnicas de consultadoria e/ou suporte.

2.2.5 Infraestrutura Técnica

A gestão da Infraestrutura Técnica do Projeto SIGARRA da U.Porto é da responsabilidade do Centro de Recursos e Serviços Comuns da Universidade.

Compete a este Centro, através do seu Serviço de Tecnologias e Sistemas de Informação e Comunicação, unidade de Administração de Sistemas, gerir e administrar toda a infraestrutura técnica física e lógica de suporte aos vários ambientes necessários ao Projeto SIGARRA da U.Porto, assegurando elevados níveis de desempenho, disponibilidade e fiabilidade destes ambientes.

Em particular compete-lhe:

1. A conceção, instalação, configuração e administração das arquiteturas técnicas de suporte (HW/SW/BD) para os ambientes necessários ao Projeto SIGARRA da U.Porto;
2. A instalação de código;
3. A administração de interfaces de ligação entre sistemas;
4. A segurança do sistema SIGARRA:
   • Análises de risco e de impacto;
   • Definição de estratégias de controlo e sua aplicação;
   • Definição de políticas, normas e procedimentos de segurança, incluindo uma política de salvaguarda e recuperação de dados e respetiva operacionalização;
   • Realização de testes e auditorias de segurança.

2.2.6 Consultadoria e Suporte

A coordenação da Unidade de Consultadoria e Suporte do Projeto SIGARRA da U.Porto é da responsabilidade da Reitoria.

A consultadoria e suporte são assegurados a todas as entidades da U.Porto que utilizam o sistema SIGARRA.

Esta Unidade articula-se com os Gestores de Informação e as equipas de suporte locais, em cada UO, no sentido de assegurar o conhecimento dos módulos do sistema e a sua ampla utilização, de acordo com os procedimentos estabelecidos e normas de boas práticas.

Igualmente se articula com a Unidade de Desenvolvimento e Inovação, para assegurar a correção de erros e inconformidades nos módulos e/ou funcionalidades do sistema.

Em particular compete-lhe:

1. A identificação de erros e inconformidades do código com a regulamentação e legislação em vigor e os processos e procedimentos organizacionais, o respectivo reporte à Unidade de Desenvolvimento e Inovação e o controlo dos SLA definidos;
2. Pronunciar-se sobre a aceitação de desenvolvimentos realizados no âmbito do Projeto SIGARRA da U.Porto;
3. A gestão de perfis e o controlo de acessos ao sistema;
4. O controlo de qualidade de dados;
5. A consultadoria aos Gestores de Informação para a boa utilização do SIGARRA;
6. O suporte (helpdesk) de 2.ª linha e a formação às equipas locais, incluindo a produção de FAQ;
7. A promoção de boas práticas e o estímulo à utilização dos vários módulos do sistema;
8. A produção de materiais de apoio à utilização e divulgação do SIGARRA;
9. A produção e atualização de conteúdos sobre o SIGARRA, no portal TIC da U.Porto;
10. A produção de estatísticas e de relatórios de apoio à gestão do Projeto SIGARRA da U.Porto.

3. Constituição das equipas

Nas várias Unidades operacionais do Projeto SIGARRA da U.Porto podem participar técnicos de diferentes entidades constitutivas da Universidade, com competências reconhecidas para as áreas em apreço.

4. Prestação de serviços por outras entidades

No contexto das suas competências e em função do respetivo orçamento anual, as unidades organizacionais do Projeto SIGARRA da U.Porto podem recorrer a outras unidades/serviços da Universidade, ou a serviços externos, com competências nas respetivas áreas, para a prossecução de atividades que assegurem.

5. Licenciamento do SIGARRA por entidades externas

Relativamente à possibilidade de licenciamento do SIGARRA por entidades externas e a prestação do respetivo suporte, as atividades envolvidas não devem ser realizadas diretamente pela Universidade, mas por empresas externas com as quais a Universidade celebre acordos para o efeito.

A Universidade poderá todavia oferecer serviços de consultadoria a entidades externas no domínio dos sistemas de informação, em condições a acordar caso a caso.

6. Conclusão

A organização do Projeto SIGARRA da U.Porto, que aqui se descreve, possibilita o envolvimento de todas as entidades da U.Porto neste Projeto, potenciando as competências e capacidades internas existentes nestes domínios, fomentando a coesão e a adoção de boas práticas de forma transversal e a adequada resposta do sistema às necessidades da comunidade académica. Permite oferecer uma infraestrutura comum e um serviço de informação robusto, capaz de responder aos processos organizacionais e à sua dinâmica, e fornecendo aos utilizadores a formação e o apoio necessários para que possam usar facilmente e da melhor maneira os diferentes módulos e funcionalidades do SIGARRA, induzindo a modernização administrativa, a desburocratização dos processos e a melhoria contínua de desempenho.