Normas e Orientações - Identificação da informação em suporte digital

Objetivo

Especificar normas e procedimentos a observar por entidades fornecedoras de bens e prestadoras de serviços, que tenham de apresentar documentação/informação em suporte digital.

Âmbito

A especificação visa procedimentos a adotar pela área funcional Instalações e Infraestruturas.
Os aspetos aqui regulamentados dizem respeito à identificação da informação nos respetivos suportes, à designação dos diretórios e dos ficheiros, assim como aos formatos destes últimos.
Pretende-se uma clara e correta identificação da informação registada em suporte digital, tendo em vista um acesso fácil e rápido por parte daqueles que tiverem de gerir essa informação.

Identificação dos suportes digitais

1. Os CD, DVD ou outros quaisquer suportes digitais entregues deverão estar devidamente identificados. Esta identificação constará quer da caixa, quer do próprio suporte digital e conterá os seguintes dados:

1. título da obra, o mais completo possível;
2. identificação do adjudicatário da obra;
3. identificação do concurso;
4. data de entrega do suporte digital ao serviço adjudicante.

Designação de diretórios e de ficheiros

2. A designação dos diretórios deve observar as seguintes orientações:

1. os termos usados nos diretórios devem ser separados por underscore "_", ex. : Proj_Arquitetura;
2. o caracter "." ponto não pode ser usado para a separação de termos na designação do diretório;
3. os termos usados têm de se restringir aos carateres de A-Z e de 0-9;
4. caracteres especiais, como \ / ? : * “ < > | [ ] $ & # , + ., não podem ser utilizados;
5. carateres portugueses, como Ç ç ã Ã ê Ó ó é É õ Á á, não podem ser utilizados.

3. A designação dos ficheiros deve observar as seguintes orientações:

1. os termos usados nos ficheiros devem ser separados por underscore "_". Ex. : FCUP_GZA_PA_01.dwg;
2. a designação do ficheiro deverá identificar o seu conteúdo e deverá partir do geral para o particular. Ex. FCUP_GZA_PA_01.dwg;
3. o caracter "." ponto não pode ser usado para a separação de termos na designação do ficheiro;
4. os termos usados têm de se restringir aos carateres de A-Z e de 0-9;
5. caracteres especiais, como \ / ? : * “ < > | [ ] $ & # , + ., não podem ser utilizados;
6. carateres portugueses, como Ç ç ã Ã ê Ó ó é É õ Á á, não podem ser utilizados.

4. Quanto mais consistente for a nomenclatura utilizada, quer para os diretórios quer para os ficheiros, mais fácil será a identificação da informação.

Índice dos documentos em formato eletrónico

5. Em cada suporte digital deverá existir um ficheiro Excel que identifique todo o seu conteúdo.

6. Nessa lista deverão constar os seguintes elementos:

1. título do documento, de preferência o mais completo possível;
2. data do documento;
3. identificação da obra.

Formatos de ficheiros dos desenhos dos Processos de Obras

7. O adjudicatário da obra deve entregar os desenhos nos seguintes formatos:

1. DWG (AutoCAD Drawing);
2. PDF/E (Portable Document Format for Engineering), para efeitos de preservação e acesso continuado à informação;

8. Recomenda-se que o adjudicatário entregue os desenhos no formato DWFx (Design Web Format), para acesso em repositórios digitais.

9. A identificação dos ficheiros deve ser clara, precisa e deve observar os pontos 3 e 4.

10. Os ficheiros dos desenhos devem ser agrupados por diretórios conforme o seu formato: