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FAQs Acesso aos Documentos Administrativos 

Nova Lei de Acesso aos Documentos Administrativos

 

  1. Qual o diploma legal que regula o acesso aos documentos administrativos?

Desde o dia 1 de outubro de 2016, que esta em vigor a Lei n.º 26/2016, publicada a 22 de agosto, que aprova o novo regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, (nova) LADA, tendo sido consequentemente revogadas:

 

  1. a Lei de Acesso aos Documentos Administrativos (regulada pela LADA), aprovada pela Lei n.º 46/2007, de 24 de agosto, alterada pelo Decreto-Lei n.º 214-G/2015, de 2 de outubro;
  2. a Lei de Acesso à Informação Ambiental (constante da denominada LAIA), aprovada pela Lei n.º 19/2006, de 12 de junho, também alterada pelo Decreto-Lei n.º 214-G/2015, de 2 de outubro, e através da qual foi transposta a Diretiva 2003/4/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 28 de janeiro.

Resultando assim, a unificação, num único diploma, das leis de acesso à informação administrativa geral (LADA) e a denominada informação administrativa ambiental (LAIA). 

O artigo 17.º do Código do Procedimento Administrativo, sob a epígrafe “Princípio da administração aberta”, especifica que todas as pessoas têm o direito de acesso aos arquivos e registos administrativos, mesmo quando nenhum procedimento que lhes diga diretamente respeito esteja em curso, sem prejuízo do disposto na lei em matérias relativas à segurança interna e externa, à investigação criminal, ao sigilo fiscal e à privacidade das pessoas.

A disposição surge, pois, como concretização do conteúdo dos conceitos associado aos Princípios Constitucionais que resultam do n.º 2 do artigo 268.º, princípios do arquivo aberto (“open file”) e da transparência administrativa.

Nesta perspetiva, convenciona-se no n.º 1 do artigo 2.º da Lei n.º 26/2016, que o acesso e a reutilização da informação administrativa são assegurados de acordo com os demais princípios da atividade administrativa, designadamente os princípios da igualdade, da proporcionalidade, da justiça, da imparcialidade e da colaboração com os particulares

 

  1. O que é considerado documento administrativo?

Estabelece a al. a, n.º 1 do artigo 3.º da Lei n.º 26/2016, que “Documento Administrativo” é “qualquer conteúdo, ou parte desse conteúdo, que esteja na posse ou seja detido em nome dos órgãos e entidades referidas no artigo seguinte, seja o suporte de informação sob forma escrita, visual, sonora, eletrónica ou outra forma material designadamente, aqueles relativos a; 

  1. i) Procedimentos de emissão de atos e regulamentos administrativos;
  2. ii) Procedimentos de contratação pública, incluindo os contratos celebrados;

iii) Gestão orçamental e financeira dos órgãos e entidades;

  1. iv) Gestão de recursos humanos, nomeadamente os dos procedimentos de recrutamento, avaliação, exercício do poder disciplinar e quaisquer modificações das respetivas relações jurídicas.”

Com efeito, documento administrativo é qualquer suporte de informação gráfico, sonoro, visual, informático ou registo de outra natureza, elaborado ou detido por órgão e entidade pública, designadamente, relatórios, estudos, pareceres, atas, contratos, autos, circulares, ofícios-circulares, ordens de serviço, despachos normativos internos, instruções e orientações de interpretação legal ou de enquadramento da atividade ou outros elementos de informação. 

  1. O que não é considerado documento administrativo?

 Para os efeitos da (nova) LADA, não se consideram documentos administrativos:

 

  1. a) As notas pessoais, esboços, apontamentos, comunicações eletrónicas pessoais e outros registos de natureza semelhante, qualquer que seja o seu suporte;
  2. b) Os documentos cuja elaboração não releve da atividade administrativa, designadamente aqueles referentes à reunião do Conselho de Ministros e ou à reunião de Secretários de Estado, bem como à sua preparação;
  3. c) Os documentos produzidos no âmbito das relações diplomáticas do Estado português.

  

  1. O que é um documento administrativo nominativo?

A (nova) LADA dá, na alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º, a noção de “documento nominativo”, é o “documento administrativo que contenha dados pessoais, definidos nos termos do regime legal de proteção de dados pessoais”.

Este conceito, deve, por conseguinte, ser conjugado com o disposto na Lei n.º 67/98, de 26 de outubro (Lei da Proteção de Dados Pessoais _LPDP).

A LPDP indica, na alínea a) do seu artigo 3.º, o conceito de “dados pessoais”: “qualquer informação, de qualquer natureza e independentemente do respectivo suporte, incluindo som e imagem, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («titular dos dados»); é considerada identificável a pessoa que possa ser identificada directa ou indirectamente, designadamente por referência a um número de identificação ou a um ou mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social”.

Mostra-se também relevante a noção de «tratamento de dados pessoais», que a LPDP regista [na alínea b) do citado artigo] nos termos seguintes: “qualquer operação ou conjunto de operações sobre dados pessoais, efectuadas com ou sem meios automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a comunicação por transmissão, por difusão ou por qualquer outra forma de colocação à disposição, com comparação ou interconexão, bem como o bloqueio, apagamento ou destruição”.

A respeito do regime legal de proteção de dados pessoais, refira-se, ainda, que a LPDP veda o tratamento de dados sensíveis. Assim, dispõe o n.º 1 do artigo 7.º da LPDP que: “É proibido o tratamento de dados pessoais referentes a convicções filosóficas ou políticas, filiação partidária ou sindical, fé religiosa, vida privada e origem racial ou étnica, bem como o tratamento de dados relativos à saúde e à vida sexual, incluindo os dados genéticos”.

Documentos que contêm, pelo menos, a identificação (nome, morada, n.º de contribuinte, endereço de e-mail) da pessoa singular, ou do representante legal ou estatutário, no caso de pessoa coletiva, têm à partida dados pessoais, consubstanciando, assim, informação, com natureza nominativa.

Os documentos nominativos só podem ser facultados a terceiro nos termos do n.º 5 do artigo 6.º, se este estiver munido de autorização escrita do titular dos dados ou se demonstrar fundamentadamente ser titular de um interesse direto, pessoal, legítimo e constitucionalmente protegido suficientemente relevante.

   

  1. A que princípios deve obedecer o direito de acesso aos documentos administrativos?

O acesso e a reutilização dos documentos administrativos são assegurados de acordo com os princípios da publicidade, da transparência, da igualdade, da justiça e da imparcialidade (cfr. art. 2.º, n.º 1 LADA).

  

  1. Como se processa o acesso aos documentos administrativos?

O regime de acesso a documentos administrativos que a (nova) LADA enuncia consta do artigo 5.º:

 
“1 – Todos, sem necessidade de enunciar qualquer interesse, têm direito de acesso aos documentos administrativos, o qual compreende os direitos de consulta, de reprodução e de informação sobre a sua existência e conteúdo.

2 – O direito de acesso realiza-se independentemente da integração dos documentos administrativos em arquivo corrente, intermédio ou definitivo”.

Da norma retira-se seguinte sentido e alcance:

  1. o acesso aos documentos administrativos é livre e generalizado: não há necessidade de apresentar qualquer justificação ou fundamentação;
  2. o particular tem o direito de saber se o documento que pretende existe ou não;
  • a entidade administrativa requerida ou consulente não pode alegar, como motivo válido para não facultar a documentação, que esta é dificilmente acessível, por se encontrar em arquivo corrente, intermédio ou definitivo.

Na verdade, em termos objetivos, são livremente acessíveis os documentos ou informações a que se referem os artigos 10.º e 3.º, n.º 1, alínea a), isto é, sem necessidade de invocação de qualquer fundamentação legitimante.

  

  1. Que restrições existem em relação ao direito de acesso aos documentos administrativos?

Para além da restrição ao direito de acesso que se prende com documentos nominativos (artigo 6.º, n.º 5), a LADA identifica no mesmo artigo ainda outras restrições ao direito de livre acesso, as quais incidem sobre:

- “Documentos que contenham informações cujo conhecimento seja avaliado como podendo pôr em risco interesses fundamentais do Estado” (artigo 6.º, n.º 1);

- “Documentos protegidos por direitos de autor ou direitos conexos” (artigo 6.º, n.º 2);

- “Documentos administrativos preparatórios de uma decisão ou constantes de processos não concluídos” (n.º 3 do artigo 6.º);

- Documentos relativos a “auditorias, inspeções, inquéritos, sindicâncias ou averiguações” (artigo 6.º, n.º 4);

- Documentos que contenham os chamados «segredos de empresa», que são acessíveis em condições idênticas às fixadas para o acesso a documentos nominativos (n.º 6 do artigo 6.º);

- Documentos cujo acesso em determinado momento possa afetar a eficácia ou a capacidade operacional de serviços ou “causar danos graves e dificilmente reversíveis a bens ou interesses patrimoniais de terceiros que sejam superiores aos bens e interesses protegidos pelo direito de acesso à informação administrativa” (n.º 7 do artigo 6.º).

Repare-se que, são restrições atinentes à tutela do segredo comercial ou industrial, ou relativo à propriedade literária, artística ou científica, à intimidade da vida privada, à segurança interna e externa, à investigação criminal.

 

Os documentos sujeitos a restrições de acesso “são objeto de comunicação parcial sempre que seja possível expurgar a informação relativa à matéria reservada” (artigo 6.º, n.º 8).

  

  1. De que forma se exerce o direito de acesso aos documentos administrativos?

O acesso aos documentos administrativos exerce-se através dos seguintes meios, conforme opção do requerente:

  1. a) Consulta gratuita, efetuada nos serviços que os detêm;
  2. b) Reprodução por fotocópia ou por qualquer meio técnico, designadamente visual, sonoro ou eletrónico;
  3. c) Certidão.

(cfr. art. 13.º nova LADA)

  

  1. Quem deve assumir os encargos de reprodução?

Resulta do artigo 14.º, n.º 1 da nova LADA, que a reprodução por fotocópia ou por qualquer meio técnico, designadamente visual, sonoro ou eletrónico se faça através de um único exemplar, sujeito a pagamento, pela pessoa que a solicitar, da taxa fixada.

Os interessados têm o direito de obter certidão, reprodução ou declaração autenticada dos documentos que constem dos processos a que acedam, mediante o pagamento das importâncias fixadas.

No Despacho n.º 8617/2002, do Ministério das Finanças encontram-se fixadas as taxas correspondentes a cada tipo de reprodução; Para outras situações consultar ainda a Tabela de emolumentos da U.Porto.

  

  1. Como deve ser efetuado o pedido de acesso?

Dispõe o artigo 12.º que o acesso aos documentos deve ser solicitado por escrito através de requerimento do qual constem os elementos essenciais à sua identificação, bem como o nome, morada e assinatura do requerente, podendo a entidade requerida também aceitar pedidos verbais, devendo mesmo fazê-lo nos casos em que a lei assim o determine.

Os órgãos e entidades a que se refere o artigo 4.º, designadamente através dos seus funcionários, devem prestar assistência ao público na identificação dos documentos pretendidos, designadamente informando sobre a forma de organização e utilização dos seus arquivos e registos.

  

  1. Qual o prazo de resposta ao pedido de acesso?

Em consonância com o estatuído no artigo 15.º a entidade a quem foi dirigido o pedido de acesso a um documento administrativo deve, no prazo de 10 dias:

  1. a) Comunicar a data, local e modo para se efetivar a consulta, se requerida;
  2. b) Emitir a reprodução ou certidão requeridas;
  3. c) Comunicar por escrito as razões da recusa, total ou parcial, do acesso ao documento pretendido, bem como quais as garantias de recurso administrativo e contencioso dessa decisão;
  4. d) Informar que não possui o documento e, se souber qual a entidade que o detém, remeter-lhe o requerimento, com conhecimento ao requerente;
  5. e) Expor à Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos (CADA) quaisquer dúvidas que tenha sobre a decisão a proferir, a fim de aquela entidade emitir parecer.

  

  1. Qual a entidade que zela pelo cumprimento da lei de acesso aos documentos Administrativos?

A Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos (CADA) é uma entidade pública independente que funciona junto da Assembleia da República conforme disposto no artigo 28.º da LADA, dotada de independência face a outros órgãos do Estado, incluindo o Governo.

A CADA goza de autonomia administrativa. Os valores globais do seu orçamento são aprovados conjuntamente com o Orçamento da AR. A sua presidência cabe a um Juiz Conselheiro do Supremo Tribunal Administrativo. Os outros membros são dois Deputados eleitos pela AR e oito personalidades, designadas, respectivamente, pelo Presidente da AR, pelo Governo (duas), pelos Governos das Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira, pela Associação Nacional dos Municípios Portugueses, pela Ordem dos Advogados e pela Comissão Nacional de Protecção de Dados.

À CADA cabe garantir o cumprimento das disposições legais que regulam o acesso aos documentos administrativos, designadamente através da emissão de pareceres e recomendações. Cabendo-lhe também apreciar as queixas que lhe sejam apresentadas.  

Alguns conceitos:

  1. Documento é, nos termos do artigo 362.º do Código Civil, qualquer objeto elaborado pelo homem com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa, coisa ou facto. 
  1. Documento escrito é, objeto elaborado pelo homem por sua própria mão (manuscritos) ou por recurso ou emprego de meios mecânicos ou eletrónicos. Nos termos do artigo 363.º do Código Civil os documentos escritos podem ser autênticos ou particulares. 
  1. Documento eletrónico é, nos termos do artigo 2º, al. a) do DL nº 290-D/99, «o documento elaborado mediante processamento eletrónico de dados».

De facto, documento eletrónico ou, simplesmente documento informático é o documento formado mediante o uso de um equipamento informático, máxime de um computador. São todos os que são gerados através dos equipamentos periféricos do computador - impressora, “plotter”, etc. -, de modo a serem lidos ou interpretados pelo homem.

 

  1. Documento Administrativo é, nos termos do artigo 3.º, n.º 1, al. a) Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto, “qualquer conteúdo, ou parte desse conteúdo, que esteja na posse ou seja detido em nome dos órgãos e entidades referidas no artigo seguinte, seja o suporte de informação sob forma escrita, visual, sonora, eletrónica ou outra forma material”. 
  1. Informação é o conjunto estruturado de representações mentais codificadas (símbolos significantes) socialmente contextualizadas e passíveis de serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma assíncrona e multi-direccionada[1]                                                                                                                                                                                            
  2. Arquivo é, na definição clássica consagrada na NP 4041, um conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação. 

No Decreto-Lei 16/93, de 23 de janeiro (Regime geral dos arquivos e do património arquivístico) com as alterações produzidas pela Lei n.º 14/94 de 11 de maio, define-se arquivo, como sendo “um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral.”

 

  1. Documento de arquivo é definido no Guide for Managing Electronic Records from Archival Perspective, como Informação registada, produzida ou recebida no início, condução ou conclusão de uma criatividade individual ou organizacional, e que compreende suficiente conteúdo, contexto e estrutura para fazer prova dessa atividade. Consubstanciando qualquer suporte de informação sob forma escrita, visual, sonora, electrónica ou outra forma material, na posse dos órgãos e entidades referidos no artigo seguinte, ou detidos em seu nome.

 

  1. Documento de arquivo eletrónico é o documento de arquivo produzido, transmitido e mantido com recurso a equipamentos eletrónicos.

 

[1] Cf: SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda – Das Ciências Documentais à Ciência da Informação, p. 37.

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