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Desenvolvimento do SiFEUP

Arquitectura do Sistema

A FEUP tem vindo a fazer um esforço no sentido de que os objectivos do SiFEUP sejam concretizados da forma mais eficiente e eficaz possível, tendo sempre em presença os aspectos de segurança que, em qualquer sistema de informação, se colocam com acuidade.

As opções estratégicas principais na continuação do desenvolvimento do sistema são:

  • Subsistemas de gestão de alunos e de contabilidade a funcionar de forma autónoma em subredes isoladas e a verter informação para o sistema principal;
  • Progressiva integração das várias aplicações dispersas e funções ainda não automatizadas das restantes actividades da FEUP num sistema coerente.

A coerência do sistema tem duas vertentes: a consolidação dos dados estruturados numa base de dados relacional (Oracle) e o acesso à informação preferencialmente por vasculhadores Web.

O sistema comportará uma componente importante de dados não estruturados, organizados à volta dum esqueleto mantido centralmente, o qual deverá funcionar como suporte para viabilizar a criatividade e a montagem de funcionalidades adicionais e não como espartilho burocrático a dificultar as iniciativas mais locais, seja de indivíduos seja de grupos.

A título de exemplo, prevê-se que seja organizada centralmente na BD a informação básica relativa aos departamentos, respectivas secções, listas de pessoal e formas de contacto, etc. Esta informação poderá ser pesquisada segundo alguns critérios pré-definidos. A própria BD incluirá o URL das páginas específicas dos departamentos ou secções que entenderem acrescentar informação complementar como notícias específicas, descrições da actividade dos seus laboratórios, etc.

Arquitectura do Sistema

A vantagem principal da arquitectura proposta é aproveitar toda a tecnologia das BD em termos de estruturação e pesquisa da informação, de segurança e ferramentas de exploração, tornando-a geralmente acessível através da Web, sem para isso ter que manusear elevadas quantidades de ficheiros de texto mais ou menos independentes.

Procurar-se-á que o sistema evolua segundo as linhas gerais acima apontadas, mas com implementação gradual e sujeita a avaliação periódica para permitir correcções da trajectória.

Há que definir, em cada fase, da forma mais clara possível quais as fronteiras entre os pilares centrais e as nuvens que os rodeiam e quais as regras mínimas a que todos devem obedecer.

Organização

De entre os produtores de informação anteriormente identificados, os que forem unidades da FEUP podem manter informação própria no SiFEUP.

Outras unidades da FEUP, que não estejam referenciadas como produtores de informação, poderão negociar com os produtores de informação em que se integram a inclusão no SiFEUP de recursos informativos próprios.

Para este efeito, serão disponibilizadas pelo CICA áreas de trabalho no servidor WWW da FEUP, nó www.fe.up.pt (nome alternativo da máquina alf.fe.up.pt), ou noutros servidores WWW do CICA, consoante o tipo de recursos a utilizar (por exemplo, Oracle ou VRML). Os produtores de informação, poderão, todavia, optar por manter a mesma em servidores WWW próprios. Independentemente do servidor que contém a informação, a mesma será transparentemente acessível a partir do servidor Web da FEUP.

A criação e manutenção de um sistema de informação tão vasto e diversificado como este, constituído por uma colecção extensa de recursos informativos de vários tipos, exige um trabalho continuado de uma equipa colaborante que reuna competências diversas.

No caso da FEUP essa equipa deve ser hierarquizada, existindo uma Equipa do SiFEUP ao nível dos Orgãos de Gestão e Serviços Centrais e equipas específicas associadas aos produtores com maior actividade. O coordenador da Equipa do SiFEUP será o gestor de informação da FEUP (giFEUP). É conveniente que o próprio giFEUP, ou alguém que integre a Equipa, possua competências de administrador de sistemas no CICA. O giFEUP será o interlocutor dos gestores de informação dos restantes produtores da Faculdade.

A correcção e actualização da informação associada a cada produtor compete, em última análise, ao respectivo responsável. Será este responsável, ou pessoa por ele indicada, que assumirá o papel de gestor de informação para esse produtor podendo, se o julgar conveniente, constituir uma equipa específica. O giFEUP será nomeado pelo Director da FEUP.

Os produtores de informação, que não os Orgãos de Gestão e Serviços Centrais, poderão subcontratar o serviço de criação, disponibilização e manutenção dos seus recursos informativos à Equipa do SiFEUP, mediante condições a regulamentar pela Direcção da Faculdade.

Descreve-se em seguida o procedimento a adoptar pelos vários produtores de informação para disponibilizar informação no SiFEUP.

Orgãos de Gestão e Serviços Centrais

  1. Competirá ao Conselho Directivo da FEUP nomear o giFEUP e designar a Equipa do SiFEUP, que será responsável pela criação, disponibilização, manutenção e actualização dos recursos informativos centrais da FEUP.
  2. A Equipa do SiFEUP deverá integrar um dos administradores de sistemas do CICA, dada a necessidade de o mesmo possuir direitos de administrador nos servidores do Centro.
  3. Será da responsabilidade do giFEUP providenciar a disponibilização aos produtores de informação de áreas de trabalho nos servidores apropriados e fornecer todas as informações necessárias à correcta utilização das mesmas.
  4. A equipa deverá elaborar máscaras e protótipos a utilizar pelos produtores de informação na disponibilização dos recursos informativos, prestar apoio técnico às restantes equipas e disponibilizar a estas todas as informações necessárias para a criação de ligações entre os vários recursos informativos.
  5. Embora a equipa não seja directamente responsável pela consistência dos recursos informativos dos restantes produtores de informação, deverá periodicamente verificar os mesmos e alertar o respectivo coordenador para eventuais anomalias.
  6. A equipa deverá elaborar um regulamento para a publicação de informação em formato electrónico na FEUP e zelar pelo seu cumprimento.

Outros produtores de informação da FEUP

  1. Todos os produtores que sejam unidades da FEUP podem solicitar ao giFEUP, através do respectivo responsável, uma área de trabalho num servidor WWW do CICA, enviando ao giFEUP a constituição da equipa que manterá os recursos informativos e o nome do respectivo gestor de informação (GI).
  2. O giFEUP providenciará a disponibilização ao produtor das áreas de trabalho apropriadas nos servidores do CICA, mediante as especificações que o GI indicar.
  3. O giFEUP fornecerá ao GI do produtor todas as informações necessárias para a correcta utilização dos recursos disponibilizados.
  4. Uma vez disponíveis os recursos informativos, o GI deverá solicitar ao giFEUP a integração dos mesmos no SiFEUP.
  5. Caso o produtor de informação opte por utilizar um servidor WWW próprio, o GI deverá indicar ao giFEUP o URL de acesso à página de apresentação (home page) dos recursos informativos.

Produtores de informação associados à FEUP

  1. Os institutos de interface, associações e entidades externas deverão manter os seus recursos informativos em servidores WWW próprios e fornecer ao giFEUP o URL das suas páginas de apresentação.
  2. Celebrando com a FEUP protocolos apropriados, os produtores associados à FEUP poderão solicitar ao giFEUP áreas de trabalho nos servidores do CICA, para a criação e disponibilização dos seus recursos informativos.
  3. No caso 2, aplica-se o procedimento descrito para os produtores da FEUP.

Produtores de informação individuais

  1. Todos os produtores individuais da FEUP podem solicitar uma área de trabalho num servidor WWW do CICA, entregando no Centro o formulário Pedido de Utilização de Recursos Computacionais devidamente preenchido ou enviando-o electronicamente para o giFEUP.
  2. O giFEUP providenciará a disponibilização ao requerente duma área de trabalho apropriada, assim como todas as informações necessárias para a correcta utilização da mesma.
  3. O requerente, depois de criar os seus recursos informativos, deve solicitar ao giFEUP a integração dos mesmos no SiFEUP. No caso de ser aluno de licenciatura ou de pós-graduação, deverá solicitar à respectiva direcção de curso a inclusão dos seus recursos na área deste.
  4. Caso utilize um servidor WWW próprio, a integração da informação no SiFEUP far-se-á indicando ao giFEUP o URL de acesso à respectiva página de apresentação.

Características Associadas às Áreas de Trabalho

Às áreas de trabalho atribuídas aos produtores de informação nos servidores WWW do CICA, no âmbito do SiFEUP, estão associados os direitos habituais de qualquer utilizador do sistema. Apenas os administradores de sistemas da Equipa do SiFEUP terão autorização para efectuar a ligação das várias componentes da info-estrutura.

Cada gestor de informação terá uma conta apropriada num servidor WWW, de tal modo que os directórios relativos aos produtores de informação sejam disjuntos entre si e do que contém os recursos centrais da FEUP. Não será pois possível qualquer acesso, para escrita, ao directório de um produtor de informação, a não ser pela equipa que mantém a mesma, sob a responsabilidade do respectivo gestor de informação.

O giFEUP assegurará que estes directórios constituam globalmente um sistema de ficheiros devidamente identificado e coerente de modo permitir a sua fácil identificação.

Por outro lado este sistema de ficheiros será distinto do que contém os ficheiros de trabalho das várias equipas, permitindo que possam ser criadas páginas de teste e que sejam feitas modificações sem que tal afecte a visualização da colecção global de páginas da FEUP pelos utilizadores deste serviço.

Exceptuam-se a esta regra os produtores de informação individuais por estes serem em número muito superior e terem uma permanência no sistema mais variável e porque a informação, sendo da responsabilidade do próprio, deve estar activa apenas enquanto o utilizador tiver acesso ao sistema. Mantendo a informação debaixo do directório de trabalho do utilizador, garante-se esta dependência. Na medida em que os recursos informativos dos produtores individuais são, mesmo assim, obrigatoriamente colocados num directório próprio, debaixo do seu directório de trabalho, é igualmente possível criar páginas de teste e fazer modificações, sem que tal afecte o SiFEUP em tempo real.

Desenvolvimento

Nesta secção é feita uma descrição sumária do desenvolvimento previsto para cada um dos recursos informativos identificados. Apresenta-se em diagrama uma proposta de organização da informação. Omitem-se algumas das ligações cruzadas entre recursos, por razões de legibilidade, as quais são no entanto referidas como recursos relacionados nas descrições específicas abaixo.

Desenvolvimento

FEUP
Situação Actualparcialmente implementado nas páginas HTML mantidas pelo CICA.
Responsávelgestores de informação da FEUP, dos departamentos e serviços.
Evoluçãoreformulação das páginas HTML que constituem a porta de entrada e o esqueleto lógico de todo o SiFEUP; parte da informação poderá ser obtida dinamicamente da BD Oracle (características dos departamentos e suas secções, dos serviços, órgãos dirigentes).
SuporteHTML, Oracle
InterfaceWeb
Recursos Relacionadosa informação mantida centralmente, por exemplo, sobre departamentos, poderá ser complementada com páginas mantidas pelos mesmos, acessíveis por URL incluídos na BD Oracle; o acesso Web a todos os outros recursos disponíveis é feito por ligação a partir do recurso Feup.

Notícias
Situação Actuala maior parte dos anúncios e avisos é veiculado através de boletins, correio em papel e electrónico e, esporadicamente, via Web.
Responsávelgestores de informação da FEUP, dos departamentos e serviços e de cada um dos outros recursos.
Evoluçãoo objectivo é criar um boletim electrónico; todos os recursos poderão ter uma página de notícias, de preferência identificada por um símbolo comum a todo o SiFEUP; deve ser dada especial atenção às páginas de notícias da FEUP, dos departamentos e dos cursos; deve ser montado um (ou mais) postos de digitalização, de preferência com reconhecimento de caracteres e apoio de secretariado, para viabilizar a divulgação de documentos recebidos em papel; todas as notícias terão um mínimo de informação associada, incluindo título, origem, data e validade, de forma a poderem ser incluídas e retiradas automaticamente e pesquisadas por assunto.
SuporteOracle, HTML
InterfaceWeb
Recursos Relacionadoso recurso Legislação, tendo características semelhantes, é muito menos dinâmico e tipicamente contém documentos mais extensos, pelo que se aconselha um tratamento separado do das notícias.

Legislação
Situação Actualdisponível em papel, nos guias e anuários, mas muitas vezes disperso.
ResponsávelSREIAS
Evoluçãosistematização da informação normativa de longa duração, incluindo regulamentos.
SuporteHTML ou Oracle
InterfaceWeb
Observaçõesver descrição do recurso Notícias.

Cursos
Situação Actualinformação habitualmente só acessível em papel ou em ficheiros de processador de texto/folha de cálculo dispersos.
ResponsávelCursos
Evoluçãodado o papel central dos cursos na actividade da FEUP, este recurso interage com muitos outros; está em elaboração a estrutura de dados e respectiva aplicação em BD Oracle que centralizará toda a informação oficial; além da informação actual, pretende manter-se o histórico; a exploração da aplicação será feita por aplicação própria e a visualização via Web.
SuporteOracle
InterfaceOracle, Web
Recursos Relacionadosinclui ligações para informação complementar e para as páginas de disciplina que existirem.

Páginas de Disciplinas
Situação Actualalguns docentes mantêm informação específica nas suas páginas pessoais.
Responsáveldocentes das disciplinas.
Evoluçãoprevê-se e considera-se de estimular o aumento da comunicação com os alunos pela via da colocação, em páginas específicas de cada disciplina, dos sumários, exercícios, enunciados de trabalhos práticos, exames, etc.; a informação constante da ficha de disciplina deve ser mantida centralmente e servir de ponto de acesso às páginas da disciplina; estas páginas estarão colocadas na área de trabalho HTML do respectivo docente.
SuporteHTML
InterfaceWeb
Recursos Relacionadoso URL da página inicial de cada disciplina deve ser fornecido ao recurso Cursos.

Alunos
Situação Actualaplicação GAUP em BD Oracle isolada
ResponsávelSAP/RP
Evoluçãoa aplicação de gestão de alunos é operada em máquinas isoladas da rede FEUPNet, por opção de segurança; pretende obter-se uma réplica da informação na BD Oracle acessível pela FEUPNet, de forma a disponibilizar estatísticas e indicadores sobre os alunos; há questões essenciais a resolver do ponto de vista de confidencialidade que poderão implicar a atribuição de um código de acesso personalizado e a definição de mínimos de agregação da informação.
SuporteOracle isolada, Oracle na FEUPNet
InterfaceOracle, Web
Recursos Relacionadoso recurso Antigos Alunos recebe os dados pessoais de Alunos
Observaçõesdado o carácter isolado da aplicação GAUP há alguma duplicação de informação relativamente a outros recursos, o que requer especial cuidado de sincronização para evitar inconsistências.

Antigos Alunos
Situação Actualpara além da ADEMEC, pouco se sabe do percurso dos antigos alunos.
ResponsávelSREIAS
Evoluçãoa obtenção das listas de ex-alunos que concluíram o curso é um subproduto da aplicação GAUP; contudo, a informação que se pretende manipular neste recurso não está claromente disponível, sendo necessário, para além de desenvolver a aplicação respectiva, montar mecanismos de recolha da própria informação; terá que existir uma colaboração por parte dos ex-alunos que se poderá motivar, por exemplo, facilitando o acesso aos recursos informativos da FEUP (Biblioteca, página pessoal, ...).
SuporteOracle
InterfaceWeb
Recursos Relacionadosidentificações obtidas de Alunos.

Projectos
Situação Actualexistem algumas BD isoladas e informação nos guias, anuários e páginas pessoais.
ResponsávelSREIAS
Evoluçãoo objectivo é manter centralmente informação correspondente à ficha dos projectos financiados de que a FEUP é contratante e possivelmente também dos outros projectos financiados em que participam membros da FEUP; informação complementar relativa a cada projecto poderá existir nas áreas de trabalho dos investigadores participantes, acessível por ligação a partir da respectiva ficha.
SuporteOracle, HTML
InterfaceWeb
Recursos Relacionadosligações relevantes para o recurso Pessoal.

Pessoal
Situação ActualBD Access isolada
ResponsávelSAP/RPEA
Evolução1ª fase - replicação dos dados de identificação, contacto e ligação orgânica na BD Oracle, para pesquisa de informação sobre recursos humanos e para suporte das páginas pessoais. 2ª fase - migração da aplicação de gestão de pessoal para a BD Oracle.
SuporteAccess, Oracle
Interface1ª fase - Access, Web; 2ª fase: Web, Oracle
Recursos Relacionadosa ligação ao recurso Páginas Pessoais é feita através da inclusão do URL respectivo na BD Oracle.
Observaçõespode-se chegar a (subconjuntos da) informação de Pessoal por vários caminhos, por exemplo a partir de um departamento, ou secção, ou de um projecto de investigação.

Páginas Pessoais
Situação Actualexistem várias páginas HTML pessoais, tanto de docentes como de discentes.
Responsáveldocentes, investigadores, discentes
Evoluçãopretende-se estimular a criação de páginas pessoais, o que passa pela publicação de alguns protótipos em HTML e pelo apoio aos interessados; admite-se contudo que uma percentagem significativa dos docentes não o venha a fazer a curto prazo ou que construa as suas páginas de forma personalizada e pouco homogénea; para permitir uma imagem coerente dos recursos humanos assegura-se um mínimo de informação de forma centralizada; as páginas pessoais constituem a componente de personalização que fará do SiFEUP um sistema vivo e com múltiplas perspectivas.
SuporteHTML
InterfaceWeb
Recursos Relacionadoso URL da cada página pessoal deve ser fornecido ao recurso Pessoal.

Publicações
Situação Actualbibliografias incompletas e dispersas pelos armários; alguns textos integrais acessíveis por ftp.
ResponsávelBiblioteca, CICA
Evoluçãoo objectivo é fazer o registo bibliográfico sistemático e exaustivo das publicações científicas de que sejam autores membros da FEUP, incluindo o respectivo resumo e, se possível, o texto integral. Promover a criação de uma revista electrónica com artigos seleccionados entre estas publicações.
SuporteOracle, Postscript
InterfaceWeb, ftp
Recursos Relacionadosa ligação a Pessoal poderá ser feita através do "nome profissional"; a ligação a Biblioteca dependerá do software que for escolhido para este último recurso.
Observaçõespara garantir a exaustividade na cobertura bibliográfica da produção da FEUP, será de considerar um mecanismo de obrigatoriedade de declaração, ou mesmo de entrega, na Biblioteca de todas as publicações científicas, única forma de habilitar a Biblioteca a responder a solicitações externas de cópias das mesmas.

Biblioteca
Situação Actualas teses da FEUP e a parte mais recente das monografias está registada na Porbase e acessível na FEUPNet; existem algumas BD parciais noutros formatos.
ResponsávelBiblioteca
EvoluçãoEstá a decorrer um concurso para aquisição de um sistema integrado de gestão de bibliotecas.
Suporteuarda decisão.
Interfaceaplicação própria, Web
Observaçõesse se concluir pela vantagem da criação de um código personalizado no contexto deste recurso, tal deverá ser coordenado com os outros recursos, de forma a potenciar as respectivas capacidades de discriminação de níveis de acesso.

Instalações
Situação Actualinformação em papel.
ResponsávelSTMAI/EE
Evoluçãodesenvolvimento de uma aplicação que facilite a gestão dos espaços, em particular indicando as respectivas características e ocupação.
SuporteOracle
InterfaceOracle, Web
Recursos Relacionadosos Equipamentos e os horários incluídos nos Cursos referirão este recurso.

Equipamentos
Situação Actualinformação em papel.
ResponsávelSTMAI/EE
Evoluçãodesenvolvimento de uma aplicação que facilite a gestão dos equipamentos, respectiva manutenção e informação patrimonial.
SuporteOracle
InterfaceOracle, Web
Recursos Relacionadosreferido por Recursos Computacionais; refere Instalações.

Recursos
Situação Actualinformação em ficheiros.
ResponsávelCICA
Evoluçãodesenvolvimento de uma aplicação com o duplo objectivo de facilitar a parte burocrática de gestão da rede e de informar os interessados do hardware e software existente, respectiva localização e condições de acesso.
SuporteOracle
InterfaceWeb
Recursos Relacionadosparte da informação relativa às máquinas residirá no recurso Equipamentos.

Contabilidade
Situação Actualaplicação em BD Oracle isolada.
ResponsávelSEF/CP
Evoluçãoprevê-se que alguns indicadores e resultados desta aplicação venham a ser transferidos para a BD Oracle acessível na FEUPNet.
SuporteOracle
Interfaceaplicação de Contabilidade, Web
Recursos Relacionadosa informação em Contabilidade será uma fonte para o recurso Orçamento.

Orçamentos
Situação Actualdistribuição em papel da execução orçamental.
ResponsávelSEF/CP
Evoluçãopropõe-se a manutenção actualizada da informação sobre execução orçamental na BD Oracle da FEUPNet, com acesso apenas pelos responsáveis dos centros de custo (directores de serviços e de departamentos e responsáveis de projecto).
SuporteOracle
InterfaceWeb
Recursos Relacionadosa informação deste recurso deverá estar o mais possível sincronizada com a de Contabilidade.

Auto-formação
Situação Actualexistem alguns módulos de ensino assistido por computador e alguns cursos utilizando o MOO.
ResponsávelGabinete de Formação Permanente
Evoluçãoo objectivo é fomentar a utilização de EAC, quer do ponto de vista de temáticas extra-curriculares, quer como formação complementar das próprias matérias curriculares; deverá existir um mecanismo de certificação da conclusão com sucesso dos módulos de EAC, a qual deverá ser anexa à informação curricular dos alunos; pretende-se também fomentar a produção de EAC.
SuporteMOO e outras aplicações específicas.
Interfacevariável

Fóruns Electrónicos
Situação Actualexistem algumas listas de distribuição de correio electrónico; a FEUP pertence a alguns fóruns de discussão.
ResponsávelCICA
Evoluçãoaplicação para facilitar a organização das listas de distribuição e optimizar a relevância da informação entregue a cada destinatário; criação de fóruns especializados que fomentem o debate e a reflexão na FEUP.
SuporteOracle
InterfaceWeb
Recursos Relacionadospoderá servir como centralização da gestão de utilizadores da FEUPNet, em particular se se optar pela atribuição de um código de identificação pessoal comum a vários serviços do sistema.
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